Para manter um negócio ativo e de forma legal, é importante emitir nota fiscal eletrônica, um tipo de documento jurídico utilizado para registrar uma venda de produto ou de serviço. Emiti-la é obrigação em qualquer tipo de negociação, pois é a partir dela que os tributos cobrados das empresas são fiscalizados para serem recolhidos.
Empresas que se neguem ou que não realizem a emissão do documento podem sofrer penalidades, como as caracterizadas por sonegação de impostos.
Além de uma obrigação, a emissão das notas auxilia no controle de entradas e saídas, no monitoramento dos impostos, do faturamento e serve como prova de regulamentação diante das fiscalizações.
Para quem compra, é um comprovante para o uso da garantia, trocas, devoluções e documento fiscal de prestação de contas à Receita Federal na declaração de Imposto de Renda.
Abaixo, confira o passo a passo para emitir nota fiscal eletrônica.
Como gerar nota fiscal eletrônica em 5 passos
1. Descubra qual tipo de nota fiscal a sua empresa deve emitir
Existem três tipos de notas fiscais que podem ser emitidas por empresas, elas são:
- de produto: para bens e mercadorias de compras, vendas, remessas, exportações, importações, etc;
- de serviço: para empresas que prestam serviços; e
- de consumidor: para os casos de venda direta sem a identificação de quem compra, sendo a nota utilizada no varejo e equivalente ao cupom fiscal.
2. Possua um certificado digital
Um certificado digital é um tipo de assinatura digital para pessoas jurídicas, que permite que transações online sejam realizadas de forma segura e autenticada e são utilizadas na emissão de notas fiscais eletrônicas.
Para possuir um, você deve ir a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), por exemplo, a Receita Federal do Brasil.
3. Faça um cadastro fiscal
Para iniciar a emissão, você precisa de um cadastro fiscal junto ao governo e obter uma autorização. Existem duas formas de fazer isso, pois há credenciamento específico para empresas de comércio e outro para empresas prestadoras de serviços.
Cadastro de nota fiscal para empresas de comércio
Se o negócio que você possui é uma empresa de comércio, o cadastramento para emitir notas fiscais será na Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) do seu estado. O órgão responsável pode levar até 15 dias para conceder a autorização das emissões de NF-e.
O procedimento varia conforme o estado ou região, por isso é indicado procurar um contador que possa ajudar com a parte burocrática local, garantindo que tudo seja feito conforme a legislação exige, o que garante mais segurança durante o processo.
Credenciamento de empresas prestadoras de serviços
No caso de empresas prestadoras de serviços, o cadastro para a emissão de NFS-e deverá ser feito na prefeitura da cidade. Para isso, deve-se realizar primeiro o preenchimento de um formulário de credenciamento disponível no site da mesma e, a partir disso, será gerado um protocolo de comparecimento com a data e hora.
No dia agendado, tenha em mãos os seguintes documentos:
- protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso;
- via original do CPF; e
- documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.
Em caso de todos os documentos estiverem corretos, será gerada uma senha e liberado o acesso ao sistema de geração de notas da prefeitura, que notificará o acesso através de um e-mail.
4. Escolha o software emissor de nota fiscal eletrônica
Depois que você conseguir a autorização do órgão responsável, é hora de procurar um bom software emissor de notas fiscais eletrônicas. Seja para empresas de comércio ou prestadoras de serviço, existem duas opções:
- Usar o emissor gratuito de nota fiscal eletrônica oficial do SEFAZ (NF-e) ou da prefeitura local (NFS-e);
- Usar um sistema nota fiscal eletrônica próprio integrado ao sistema do governo.
O lado bom de um emissor de notas fiscais particular é dá pode armazenar dados de clientes, automatizando o processo, além de salvar os documentos em nuvem, evitando corrompimento e perda de notas e simplifica as operações de gestão da empresa.
5. Pronto: hora de emitir as notas
Agora que possui autorização do governo e um emissor de notas fiscais eletrônicas, já pode começar a emissão. O primeiro passo é conferir se todos os seus dados, como inscrição municipal, CNPJ, razão social, entre outros, estão corretos. Depois, basta ler atentamente o que se pede e preencher a nota fiscal conforme o solicitado.
Se você possui uma empresa MEI, não é obrigatório emitir notas fiscais, porém é uma ótima forma de expandir os negócios, pois o documento possibilita a venda de produtos e serviços para negócios maiores e órgãos públicos que fazem essa exigência.
Confira como emitir nota fiscal sendo MEI.
Benefícios de emitir nota fiscal
Os documentos digitais não precisam de espaço de armazenamento físico, são mais fáceis de buscar no sistema e rápidos de serem emitidos através do software, pois ele armazena os dados dos clientes, economizando tempo e aumentando a produtividade de toda equipe.
Além disso, entre os benefícios de emitir uma nota fiscal eletrônica, temos a economia de papel e suprimentos para impressoras, que também auxilia no cuidado com o meio ambiente e sustentabilidade.
A nota fiscal também ajuda na confiança entre empresas e consumidores e há mais facilidade em manter uma boa gestão financeira e fiscal, ficando em dia com a legislação trazendo a sensação de profissionalismo e transparência.