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Última atualização em 18/05/2020
O gerente de projetos é como um grande maestro, responsável por orquestrar todas as partes de um projeto. Esse trabalho recebe o nome de gerenciamento da integração. Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo o post para aprender o que é esse conceito e como colocá-lo em prática em 7 passos. Papel e caneta na mão e vamos começar!
O gerenciamento da integração é o conjunto de processos para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os procedimentos de gestão de projetos dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento).
Ao contrário das outras áreas de conhecimento da gestão de projetos, o gerenciamento da integração é uma responsabilidade exclusiva do gerente de projetos. Portanto, não pode ser delegada a outro profissional. Enquanto no gerenciamento de custos, por exemplo, é permitido envolver um especialista em orçamento, no gerenciamento da integração somente o gerente de projetos está habilitado a assumir essa função. Afinal, ele é o único que tem uma visão geral do projeto e consegue enxergar muito bem as ligações entre as etapas.
O gerenciamento da integração ajuda principalmente a:
- Distribuir recursos;
- Equilibrar demandas;
- Alinhar prazos;
- Fornecer um plano de gerenciamento para atingir os objetivos do projeto;
- Encontrar soluções para eventuais problemas no projeto;
- Adequar os processos de gestão de projetos aos objetivos de um projeto em específico;
- Gerenciar as relações entre as áreas de conhecimento;
- Gerenciar o conhecimento;
- Gerenciar as mudanças;
- Acompanhar o desempenho do projeto;
- Comunicar as partes interessadas no projeto;
- Gerenciar transições de fase (quando necessário);
- Encerrar uma fase ou um projeto.
Trocando em miúdos, o grande destaque dessa área de conhecimento é garantir que todos os planos estão convergindo para o mesmo objetivo do projeto e verificar se não existem lacunas ou pontos discordantes que precisam ser trabalhados. O gerenciamento da integração, portanto, visa garantir a sinergia entre as diversas áreas de conhecimento desde a iniciação até o encerramento do projeto.
O Guia PMBOK®, principal referência em gestão de projetos, elenca sete processos de gerenciamento da integração. Vamos descobrir quais são eles?
Como fazer gerenciamento da integração em 7 passos
1. Desenvolva o termo de abertura do projeto
O termo de abertura do projeto é um documento que formaliza a autorização para o desenvolvimento de uma nova iniciativa. Ele designa quem é o gerente de projetos e dá permissão para que recursos sejam destinados ao projeto. Além disso, o termo de abertura do projeto pode conter:
- Justificativa;
- Objetivos;
- Descrição do produto;
- Stakeholders;
- Entregas;
- Estimativas de tempo e custo;
- Exclusões;
- Critérios de aceitação;
- Premissas;
- Restrições;
- Riscos;
- Entre outras informações.
A forma de elaborar o termo de abertura do projeto é livre: enquanto algumas pessoas optam por um documento corrido, outras preferem utilizar modelos visuais, como um canvas de projeto. Esse documento é importante porque auxilia na comunicação entre as partes interessadas, alinha as expectativas iniciais em relação ao projeto e ajuda a equipe a focar nos pontos mais críticos do projeto.
2. Desenvolva o plano de gerenciamento do projeto
O plano de gerenciamento do projeto é a base do trabalho da iniciativa, pois revela como a equipe alcançará os objetivos do projeto e define como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado. Cada componente do plano de gerenciamento pode ser descrito de uma vez ou à medida que for relevante para o projeto.
O essencial em um plano de gerenciamento do projeto é o conjunto de linhas de base de escopo, tempo e custo. Embora o plano de gerenciamento do projeto possa ser alterado a qualquer momento, sem a necessidade de um processo formal, as linhas de bases precisam passar por um processo rigoroso de controle de mudanças. Afinal, mexer no escopo, no prazo ou no orçamento do projeto sem tomar os devidos cuidados pode acarretar em muitos prejuízos para o negócio.
3. Oriente e gerencie o trabalho do projeto
Este processo tem como finalidade garantir que o gerente e a equipe do projeto estão indo pelo caminho certo na condução da iniciativa. Neste momento, é realizado o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, conforme o escopo, o orçamento e o cronograma estabelecidos. Além disso, são executadas as alterações no projeto aprovadas pelo comitê gestor de mudanças. Para isso, é preciso alocar e gerenciar os recursos, assegurando a conclusão das entregas com sucesso.
4. Gerencie o conhecimento do projeto
Consiste em utilizar os conhecimentos existentes e gerar novos conhecimentos para alcançar os objetivos do projeto e aprimorar os resultados obtidos. O conhecimento pode ser dividido em dois tipos: explícito e tácito.
O conhecimento explícito é aquele que pode ser facilmente transmitido através de palavras e imagens. Já o conhecimento tácito é aquele difícil de expressar por meio desses códigos, como experiência, por exemplo.
Engana-se quem pensa que a gestão do conhecimento é apenas documentar lições aprendidas. Isso pode até funcionar com o conhecimento explícito, mas o conhecimento tácito normalmente é compartilhado através de conversas e interações entre as pessoas.
5. Monitore e controle o trabalho do projeto
Consiste em acompanhar, analisar e relatar periodicamente o progresso geral do projeto, possibilitando que as partes interessadas tenham visibilidade do status da iniciativa. Esse processo de monitoramento é executado ao longo de todo o projeto, em que comparamos o desempenho real vs. o desempenho planejado.
Quando acompanhamos a performance de um projeto ao longo do tempo, somos capazes de perceber situações que podem causar atrasos ou encarecer o projeto e executar ações corretivas ou preventivas. O monitoramento é feito através da coleta de dados, da mensuração de indicadores e da avaliação das tendências do projeto. Dessa forma, temos um panorama da saúde do projeto e sabemos se o trabalho está indo bem ou não.
6. Realize o controle integrado de mudanças
Para fazer o gerenciamento da integração, você também precisa controlar as mudanças de forma coordenada. Isso significa que você precisa revisar as solicitações de mudanças, avaliar seus impactos, além de aprová-las ou recusá-las. As decisões de aprovar ou recusar mudanças devem ser comunicadas às partes interessadas, garantindo que todos saibam o que está acontecendo no projeto. Outro ponto é que as mudanças precisam ser avaliadas considerado o risco geral que elas representam para o projeto.
O controle integrado de mudanças pode ser realizado do início ao fim do projeto e qualquer parte interessada pode solicitar uma mudança no projeto. Antes da geração das linhas de base, as mudanças não precisam passar pelo crivo de um comitê de mudanças.
7. Encerre o projeto ou fase
Outro ponto muito importante do gerenciamento da integração é o arquivamento da iniciativa. Neste momento, o gerente de projeto finaliza formalmente todas as atividades do projeto ou da fase, após a conclusão do trabalho planejado. Dessa forma, os recursos humanos, financeiros e materiais que estavam sendo utilizados no projeto em questão podem ser alocados em outras iniciativas.
A etapa de encerramento do projeto é marcada pela entrega de um relatório final, que normalmente contém: descrição do projeto, objetivos do projeto, principais pontos do gerenciamento do projeto (como a gestão de um risco de alto impacto, momentos em que o custo ficou acima da linha de base etc.), resumo de como o produto gerado com o projeto atendeu às necessidades do negócio, resumo do desempenho do projeto, entre outros aspectos considerados relevantes.
Conseguiu entender a importância do gerenciamento da integração para o sucesso de um projeto? Seu próximo passo é fazer a elaboração do escopo do projeto. Separamos um material que poderá te ajudar. Assista ao nosso webinar gratuito e aprenda qual o nível de detalhe ideal na elaboração do escopo do projeto!
Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.