ERP significa Enterprise Resource Planning. Em tradução livre, Planejamento dos Recursos da Empresa.
Trata-se de um tipo de software que promove a gestão administrativa, financeira e comercial de uma organização de maneira integrada.
Um ERP permite também planejar e controlar os gastos, otimizar a produção e gerenciar as tomadas de decisão de forma inteligente e mais assertiva.
Atuando nos pontos considerados fundamentais para o desenvolvimento da empresa, o sistema de ERP costuma ser utilizado quando as coisas estão fora de controle. Quando bem executado, o ERP consegue:
- Reduzir índices de retrabalhos;
- Extinguir tarefas redundantes e manuais;
- Minimizar custos gerais;
- Melhorar a qualidade e a confiabilidade de dados e informações;
- Agilizar a execução das tarefas;
- Padronizar as operações;
- Otimizar o fluxo de informações;
- Potencializar a produtividade das equipes de trabalho.
Mas como implantar ERP na sua empresa? Fica tranquilo que a gente te ajuda!
Elaboramos aqui um passo a passo de como implantar ERP de forma simples e melhorar a gestão dos negócios.
Veja também: ERP para pequenas empresas: veja como funciona, seus objetivos e quais os 5 passos para colocar em prática
Passo a passo de como implantar ERP na sua empresa
Softwares ERP – também conhecidos como Sistemas de Gestão Integrado – SGI – normalmente são divididos em módulos, correspondentes às diversas áreas da empresa.
Antes de conhecer a metodologia de implantação do ERP, confira este infográfico que exemplifica as áreas de um ERP:
Confira em nosso blog: Pra que serve o ERP, afinal? Como ele pode ajudar minha empresa?
Passo 1 – Identifique os problemas
O ERP fornece uma vasta solução para muitos problemas enfrentados pelas empresas. No entanto, é muito importante identificar os problemas que você quer solucionar com a implantação do ERP.
A questão geral deve ser: “Por que o ERP deve ser implementado?”. Nesse sentido, os indicadores de desempenho devem ser analisados para compreender melhor a necessidade da intervenção do software de ERP.
Portanto, é fundamental identificar o problema e as necessidades que motivam o ERP.
Quer identificar a raiz dos problemas? Então, confira este vídeo de nosso canal no YouTube:
Passo 2 – Defina o escopo
O escopo do ERP é aquilo que se pretende atingir com esse tipo de software. Os objetivos podem ser muitos, desde trazer a transparência das operações até ter controle financeiro, apoiar a expansão orgânica ou apoiar processos comuns.
Para que a implementação de ERP não demore mais que o necessário nem exceda o orçamento, é fundamental que o escopo seja definido de forma clara e direta. Os recursos do ERP escolhido devem estar alinhados às necessidades da empresa.
Passo 3 – Avalie as opções disponíveis
Depois saber qual problema você quer solucionar e qual o escopo do ERP, é hora de avaliar as opções de software disponíveis no mercado para, então, escolher aquele que for mais adequado.
Avaliar as opções de ERP é uma tarefa muito importante, pois as opções devem ser avaliadas com base nas necessidades atuais, bem como nos requisitos futuros.
Novas adições, como a solução de ERP na nuvem ou o ERP SaaS, são a preferência atual dos clientes, pois essas opções estão disponíveis em diferentes escopos e flexibilidades para acomodar requisitos futuros.
Assim, uma empresa precisa debater com os fornecedores de ERP para trazer o melhor sistema para a organização.
Passo 4 – Faça a migração de dados
Uma vez que uma solução de ERP é identificada, a próxima e mais importante etapa é a migração de dados, que fornece uma transição suave e a utilização futura do software.
A implementação de um ERP pode ser uma grande mudança, especialmente se a empresa estiver experimentando esse tipo de software pela primeira vez. Identificar quais dados são necessários para uma transição bem sucedida é muito importante.
A maioria dos sistemas permite a entrada de dados, mas toda a transferência pode sobrecarregar o software. Portanto, somente os dados necessários e mais importantes devem ser transferidos.
Passo 5 – Verifique a infraestrutura
Preparar a empresa é uma das mais importantes etapas de como implantar ERP. Este passo desempenha um papel vital para definir se o processo de implementação será bem-sucedido ou não.
A infraestrutura na qual o software será executado precisa ter o escopo de escalabilidade, juntamente com opções para atualização de acordo com a demanda. Tal requisito não deve ser limitado.
Passo 6 – Transferência de Tecnologia e Conhecimento
Para que a implementação do ERP represente benefícios significativos para os negócios, é preciso que a transferência de tecnologia e de conhecimento seja feita da melhor maneira possível.
Ofereça treinamentos de utilização do software para as equipes. Assim, você garante menos problemas e mais sucesso, especialmente se o ERP está sendo implementado pela primeira vez na empresa ou se a plataforma é alterada de uma solução de ERP para outra.
A gerência da empresa deve garantir o detalhamento do fornecedor e o conhecimento tecnológico adequados para a equipe interna de suporte de TI da empresa.
O uso adequado da tecnologia e uma efetiva transferência de conhecimento, juntamente com treinamento adequado, devem ser considerados, uma vez que são as partes responsáveis pelo sucesso de todo o projeto.
Considerar o consultor como parte do projeto não apenas ajuda a ter uma operação tranquila e sem obstáculos, mas também reduz o intervalo de tempo entre a falha inoportuna e a solução.
Passo 7 – Faça testes com o software escolhido
Após a avaliação de todas as opções disponíveis, selecionando a mais adequada e depois treinando os funcionários, o aspecto real da implementação é a própria implementação do projeto.
Dessa forma, para evitar interrupções operacionais após a entrada, de fato, do ERP, introduza as novidades aos poucos. Teste a capacidade do sistema em atender as demandas da empresa e, a partir dos resultados, faça as alterações que se mostrarem necessárias.
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Passo 8 – Suporte contínuo
Uma solução de ERP não é um evento único, mas sim um processo contínuo. É algo que a empresa tem que continuamente manter o controle para evitar quaisquer falhas sistêmicas que possam afetar a funcionalidade do software ERP.
Portanto, programe revisões periódicas e faça atualizações constantes.
Ficou claro como implantar ERP na empresa? Então não perca mais tempo e leve essa solução para os seus negócios.
Saiba mais: Como adotar a gestão empresarial com ERP pode turbinar seus negócios
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- Passo a passo de como implantar ERP na sua empresa