Como a falta de um sistema WMS pode impactar a gestão do estoque de uma empresa

Entenda como a aplicação de tecnologia na gestão operacional dos armazéns pode ser decisiva para o sucesso da logística (e das operações) do negócio

O processo de armazenagem é muito mais do que alocar e pegar itens em prateleiras. Identificação, priorização, acesso rápido, distribuição ágil: são virtudes como essas que estão por trás do sucesso operacional dessas unidades fundamentais no processo logístico. 

Contudo, a operação manual destas tarefas abre espaço para falhas que podem impactar não só na eficiência da logística em si, mas no processo de vendas e, por consequência, na experiência do consumidor. O que não é uma boa em tempos de alta concorrência no varejo online. A agilidade na entrega é um fator-chave na fidelização do cliente, no que a tecnologia se mostra uma poderosa aliada.

O uso sistemático de tecnologia em processos faz parte de um movimento maior: a transformação digital. Ela vem impactando todos os campos da economia, da indústria até as casas. Maior conectividade, aplicação de automação e inteligência artificial, maior atenção à coleta e processamento de dados, entre vários casos de uso, fazem parte de seu escopo, alterando as referências de performance e qualidade operacional.

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No processo de armazenagem, em particular, essa transformação vem sendo realizada com o chamado WMS (Sistema de Gestão de Armazéns, na sigla em inglês). A solução reúne ferramentas de monitoramento e gestão das atividades críticas de um armazém, do recebimento de produtos até seu despacho, passando por sua alocação e catalogagem. Essencialmente, a ideia é remover tantas etapas manuais quanto possível, automatizando e agilizando toda a operação no local. 

Mas essa ferramenta é para a sua empresa? Neste artigo, vamos explicar como funciona, quais os benefícios, como integrar esta solução a outras em logística e dar referências para optar por uma solução de mercado ou proprietária.

O que é o WMS?

A busca por sistemas como o WMS tem importância aumentada no mercado, que se move em peso para o digital e ainda lida com efeitos da pandemia como excesso de demanda, desabastecimento e restrições de movimentação. Tais dinâmicas radicalizam as necessidades já conhecidas em armazenagem, como gestão de custos, de estoques e de expedição.

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Para entender como um WMS pode ajudar a endereçar essas necessidades, vamos a seu conceito. 

O WMS é uma plataforma para digitalizar e automatizar processos e rotinas em supply chain, trazendo visibilidade a toda a cadeia, desde o centro de distribuição até o ponto de venda. 

O objetivo é o de toda ferramenta digital para processos: otimizar as operações, maximizando a eficácia de cada etapa e ajudando a reduzir erros e custos.

O que um WMS pode fazer por sua operação?

Recebimento

O recebimento manual é um processo longo, pois exige conferência e identificação item a item, o que abre espaço para erros e gera demora na cadeia logística. 

O WMS traz velocidade no registro, identificação, avaliação e organização dos itens, inclusive permitindo a realização de controle de qualidade e priorizando perecíveis e produtos com datas específicas de validade e utilização.

Além disso, o WMS facilita a gestão de logística reversa, na medida em que gera identificação clara de origem e natureza do produto, reduzindo o tempo da operação e a tornando mais eficiente.

Armazenamento

Uma das aplicações mais nítidas do WMS está na otimização do espaço de armazenamento. A solução ajuda a organizar os itens de modo a facilitar seu manuseio e agilizar o processo de localização e endereçamento com regras definidas pela própria empresa. 

Ele também proporciona uma visão mais clara e abrangente do espaço físico do armazém, dinamizando o processo de picking, além de poder ser compatível com picking por voz, que faz a atividade ser ainda mais rápida.

Outro ponto importante é a previsibilidade de flutuação de estoque, que alerta para eventuais faltas e necessidade de reposição com tempo hábil para que se realizem pedidos, evitando a falta de itens para venda.

Expedição

Na outra ponta do recebimento, a expedição dos itens também se beneficia enormemente da automação trazida pelo WMS. Identificação e localização rápida de material, com levantamento imediato de dados de envio e natureza do produto fazem parte das funcionalidades da solução.

WMS e TMS: juntos pela sua logística

Se do lado do armazém o WMS automatiza uma série de tarefas importantes, o TMS (transportation management system, na sigla em inglês) é a resposta da transformação digital para os desafios em transporte.

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Sua aplicação se dá, portanto, em complemento à atividade de armazenagem, atuando em questões como emissão de manifesto de cargas, visualização de itinerários, controle de entregas e até mesmo previsão de faturamento e gestão financeira.

Este tipo de solução é extremamente recomendada para atuar em conjunto com o WMS, na medida em que atua de forma integrada e especializada em uma área crítica para o supply chain. Assim, os ganhos obtidos pela automação dentro do armazém se mantêm no transporte por diversos meios, otimizando prazos, contendo custos e tornando o processo mais rápido, seguro e positivo para o cliente.

As vantagens práticas do WMS

O que esperar, em termos de ganhos, para sua empresa ao entrar no mundo da transformação digital e trazer o WMS para dentro do negócio? 

Sempre é bom reforçar que cada empresa é um caso único, com necessidades e desafios específicos, portanto, podem ser beneficiadas de forma diferente. Ainda assim, vale a pena ressaltar alguns pontos que costumam ser destaque para todas as organizações que contam com WMS:

Agilidade no processo

Registrar rapidamente os pedidos, posicionar e localizar estrategicamente no armazém e passar para a expedição com agilidade, procedendo para uma entrega expressa e eficiente: esse tipo de serviço pode ser decisivo para fidelização de clientes e diferenciação no mercado. Especialmente em um momento, como já mencionado, onde as compras online estão aquecidas, uma logística fortalecida por soluções digitais pode ser a chave para o crescimento.

Custos menores

Eficiência é sinônimo de melhor uso da verba e, portanto, uma operação mais rentável. Com a otimização do armazenamento, é possível processar mais mercadorias sem investimento em expansão, o que torna o custo de manuseio de cada item menor. Em um cenário onde controle de custos e busca por eficiência são comuns, o WMS é um aliado importante, com capacidade de gerar resultados reais e um ROI muito atraente.

Escalabilidade operacional

Sazonalidade e flutuações do mercado podem impactar negativamente o processo logístico, mas esse tipo de solução ajuda a mitigar seus efeitos. Por trazer mais controle, visibilidade e capacidade de preparo antecipado para mudanças no cenário, esta solução torna o supply chain mais escalável. Na prática, a empresa consegue manter um padrão de qualidade na entrega mesmo em épocas de alta demanda, com controle e gerenciamento sólidos, o que mantém uma experiência positiva para o consumidor em qualquer época do ano.

Comprar do mercado ou criar seu próprio WMS?

A esta altura, já são nítidos os benefícios desta solução. Contudo, dado que cada empresa tem sua própria visão de negócios e enxerga seus desafios de forma individual, surge a dúvida: é melhor comprar uma solução do mercado ou criar sua própria, dentro da empresa? 

Existem vantagens e desvantagens em cada caso, por isso é uma boa ideia analisar sua situação e enxergar o que realmente é necessário. 

Uma solução do mercado traz como vantagens custos menores de aquisição e o fato de ser amplamente testada, de modo que está menos sujeita a bugs e erros. Assim, seu uso out-of-the-box pode ser um diferencial para quem quer implementar rapidamente a solução e ainda contar com o suporte do fornecedor. Por outro lado, elas tendem a ser mais engessadas, no sentido de que não permitem muitas customizações, o que pode exigir algum grau de adaptação por parte do cliente em seu uso.

Em contraste, o software proprietário permite máxima customização, sendo feito já com foco total nas dificuldades do cliente, o que pode tornar a solução particularmente eficaz para empresas com necessidades mais específicas e não cobertas pelas soluções do mercado. Naturalmente, isso envolve um investimento inicial maior, a assunção do desenvolvimento e de toda a sustentação. Mas a longo prazo vai evitar a descontinuidade de soluções de mercado, por exemplo.

Entenda: Software de prateleira ou personalizado: como saber qual é a melhor opção?

Assim, a decisão deve levar em conta o grau de necessidade de customização da empresa, assim como sua capacidade de arcar com o complexo processo de desenvolvimento de uma solução deste tipo. Caso os objetivos sejam realmente específicos e não sejam facilmente obtidos por soluções prontas, vale a pena desenvolver internamente. Caso contrário, pode ser interessante optar por algo pronto do mercado.

WMS: a transformação digital não vai esperar a sua organização

Eficácia na gestão, redução de custos de erros, agilidade no supply chain, controle e escalabilidade: tudo isso e muito mais pode estar a serviço de seu negócio. 

Para as empresas que querem se manter à frente da concorrência e fortalecer suas vendas e seu relacionamento com o consumidor, o WMS é o tipo de solução que não pode faltar. Seja adquirindo uma solução do mercado ou desenvolvendo em casa, o fato é que a transformação digital não pode mais ficar de fora de sua empresa para que você possa continuar crescendo e superando os desafios de hoje e de amanhã em sua logística.

Quer saber mais? Então assista agora on-demand o webinar que fizemos sobre logística na era pós-pandemia para entender como utilizar esta e outras ferramentas na gestão de suas operações, trazendo o melhor do digital para o sucesso de sua empresa.