Qual o principal objetivo de gerenciar as expectativas das partes?

Introdução

O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Os gerentes de projetos gastam a maior parte do seu tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os níveis da organização) ou externas à organização.

Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto.

Resumo dos processos de gerenciamento das comunicações do projeto

1. Identificar as partes interessadas: O processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

2. Planejar as comunicações: O processo de determinação das necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação.

3. Distribuir informações: O processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.

4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas: O processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

5. Reportar o desempenho: O processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.

Esses processos interagem entre si e com os processos das outras áreas de conhecimento.

Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e, caso o projeto seja dividido em fases, pode ocorrer em uma ou mais das fases do projeto. Embora os processos sejam apresentados como elementos distintos com interfaces bem definidas, na prática eles podem se sobrepor e interagir de formas não detalhadas aqui.

A atividade de comunicação tem muitas dimensões em potencial, incluindo:

• Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, outros projetos, os meios de comunicação, o público);

• Formal (relatórios, memorandos, instruções) e informal (emails, discussões ad hoc);

• Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas);

• Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais);

• Escrita e oral e Verbal e não-verbal (inflexões da voz, linguagem corporal).

A maioria das habilidades de comunicação é comum para o gerenciamento geral e o gerenciamento do projeto. Alguns exemplos:

• Ouvir ativamente e de modo eficaz;

• Perguntar, investigando idéias e situações para garantir um melhor entendimento;

• Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz;

• Levantar fatos para identificar ou confirmar as informações;

• Definir e administrar as expectativas;

• Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação;

• Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes;

• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos e

• Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.

• O que são partes interessadas de um projeto?
• 4 etapas do gerenciamento de partes interessadas do projeto
• Invista nas ferramentas certas!

Fazer um bom gerenciamento de partes interessadas é algo que pode impactar de maneira significativa os resultados de um projeto.

Tanto é que esta é uma das áreas de conhecimento do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que é o principal guia usado pelos gerentes de projetos.

Por meio desta área do gerenciamento de projetos, é possível engajar os envolvidos, oferecer feedbacks e reduzir os riscos e possíveis impactos negativos.

Mas você sabe como colocá-lo em prática?

Continue lendo e conte com a gente para saber mais sobre o gerenciamento de partes interessadas e conhecer as principais etapas desse processo!

O que são partes interessadas de um projeto?

Quando o assunto é gestão de projetos, as partes interessadas incluem todas as pessoas ou grupo de pessoas que influenciam ou são influenciadas pelo projeto.

São também comumente chamadas, no ambiente corporativo, de “stakeholders”.

Cada projeto tem suas próprias características, o que significa que as partes interessadas nem sempre são as mesmas. No entanto, podemos listar algumas das principais:

• gerente de projetos;
• clientes;
• equipe de profissionais;
• patrocinador;
• usuários;
• investidores;
• fornecedores;
• órgãos regulamentadores;
• governo;
• entre outros.

As expectativas de cada uma das partes interessadas precisam ser gerenciadas para não comprometer os resultados do projeto.

E a maneira certa de fazer isso é o assunto do próximo tópico!

4 etapas do gerenciamento de partes interessadas do projeto

O PMBOK sugere algumas etapas para facilitar o gerenciamento de partes interessadas. Conheça melhor cada uma delas a seguir:

1. Mapear das partes interessadas

Identificar os stakeholders do projeto é o primeiro passo. Portanto, o papel do gerente aqui é usar o olhar criterioso para mapear todas as pessoas, grupos e organizações que podem ser impactadas pelo projeto.

Além disso, é importante fazer o registro das informações-chave em relação ao envolvimento, interesses e expectativas de cada uma das partes interessadas.

E qual é a melhor forma de coletar tais informações?

Por meio da escuta, uma das partes mais críticas do processo. Se for feita de forma adequada logo no começo, é possível ter mais clareza sobre as necessidades e objetivos, evitando alterações ao longo do projeto.

Ao mesmo tempo, ouvir os stakeholders é uma atitude que garante maior comprometimento.

Nesta etapa, também é possível garantir uma maior aceitação das entregas. Ao conectar as partes, o gerente de projeto aumenta as influências positivas entre elas e diminui os pontos de resistência.

Entretanto, não pense que essas práticas se restringem apenas ao início do projeto. Afinal de contas, ao longo da execução, podem acontecer novas contratações e desligamentos, o que altera o envolvimento das pessoas e organizações.

Por fim, vale ressaltar a importância de fazer o mapeamento com o máximo de atenção. Isso porque nenhuma pessoa ou grupo relevante deve ficar de fora da lista.

2. Planejar o engajamento das partes interessadas

A segunda etapa é planejar o engajamento das partes interessadas. Mas o que isso quer dizer?

Aqui, a função do gerente é criar as melhores estratégias para romper com as possíveis resistências e estimular o envolvimento dos stakeholders. Para isso, 3 principais fatores devem ser levados em conta:

Expectativas

Cada parte interessada tem suas próprias expectativas em relação ao projeto. Embora atender às expectativas seja uma boa estratégia, nem sempre isso é possível.

Também existem aquelas que têm baixa ou até mesmo nenhuma expectativa.

Seja qual for o caso, esse conhecimento é o que vai fazer com que você seja capaz de administrar as expectativas e potencializar o nível de engajamento.

Características da parte interessada

As pessoas têm personalidades diferentes, ou seja, características específicas que fazem com que elas lidem da sua própria maneira com as situações.

Querendo ou não, o perfil delas pode influenciar o andamento do projeto.

Por isso, na hora de adotar as estratégias, não deixe de levar isso em conta para não causar frustrações.

Fatores ambientais

Os fatores ambientais dizem respeito, por exemplo, à cultura da empresa ou até mesmo do cliente.

A partir da cultura organizacional, fica mais fácil avaliar quais são os principais fatores de motivação para as partes envolvidas.

3. Gerenciar o engajamento das partes interessadas

A próxima etapa é fazer o gerenciamento do engajamento das partes interessadas. Nada mais é do que dialogar com elas com o objetivo de atender às suas necessidades e resolver os problemas que surgirem.

Para que você possa encontrar soluções à medida que os problemas aparecem, é preciso criar procedimentos para agilizar esse processo, como:

• Informar o gerente de projeto sobre o problema;
• Compreender o problema e buscar alternativas com a equipe;
• Escolher a alternativa mais adequada com os responsáveis pela decisão;
• Acompanhar a resolução da questão;
• Rever os problemas com frequência;
• Criar um histórico dos problemas;
• Documentar o problema resolvido.

4. Monitorar o engajamento das partes interessadas

Na quarta etapa do gerenciamento de partes interessadas, o objetivo é acompanhar as relações entre elas e fazer os ajustes necessários nas estratégias para favorecer o engajamento.

Para isso, é preciso monitorar as ações com base em indicadores para as atividades. Dessa forma, fica mais fácil saber se elas estão funcionando, se devem ser alteradas ou abandonadas.

Trata-se de uma etapa fundamental, já que as percepções mudam ao longo do tempo.

Os gestores devem sempre se lembrar de que o envolvimento das partes interessadas é um dos principais fatores para o sucesso dos projetos. Portanto, ir de encontro às expectativas deve ser uma das preocupações.

Invista nas ferramentas certas!

Quer conhecer um jeito de facilitar o gerenciamento de partes interessadas dos seus projetos?

Conte com a ajuda de ferramentas para reunir os dados mais importantes e facilitar a comunicação com todos os envolvidos.

Qual é o objetivo do processo de gerenciar as expectativas das partes interessadas?

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Qual é o objetivo de gerenciamento de stakeholders?

Quem gerencia as expectativas das partes interessadas?