Quais aspectos que não poderão deixar de constar no relatório de auditoria?

As auditorias internas podem trazer uma série de benefícios para as empresas como, apontar áreas ou processos que precisam de mudança, revelar novos riscos e preparar a organização para as auditorias externas.
Para isso, é imprescindível que as constatações e os resultados da auditoria sejam compreendidos pela alta direção, fazendo valer todo o esforço de planejamento e execução de auditorias internas. É aí que entra o relatório de auditoria interna.

Vamos entender como ele funciona.

O relatório de auditoria interna é um documento que formaliza os resultados da auditoria. É através dele que o auditor interno vai mostrar o que foi examinado, destacando os pontos positivos, pontos negativos e suas conclusões, para que a direção da empresa saiba o que está indo bem e o que precisa ser melhorado.

O relatório deve ser elaborado cuidadosamente. No entanto, neste momento muitos auditores internos falham.

O texto precisa ser claro, objetivo e imparcial, para garantir que os resultados da auditoria sejam úteis e que a organização possa utilizá-los como guia para direcionar suas ações.

Quais cuidados devem ser tomados durante a elaboração do relatório?

Reforçando o que já foi citado anteriormente, um dos benefícios da realização de auditorias internas é identificar oportunidades de melhoria. Portanto, é nisso que o auditor deve se concentrar enquanto produz o relatório. Ele deve evitar:

1. Buscar culpados ou dizer que determinada pessoa falhou;
2. Encarar os problemas de forma universal;
3. Produzir um relatório evasivo;
4. Aplicar termos técnicos desnecessários;
5. Exaltar seu trabalho. O relatório deve ter um tom natural e de simplicidade.

Como elaborar um relatório de auditoria interna?

1.      Prepare uma capa

Você já ouviu o ditado que diz que a primeira impressão é a que fica?

O trabalho do auditor deve causar boa impressão, por isso, começar com uma capa de qualidade é fundamental. Ela será o primeiro ponto de contato da alta direção com os resultados da auditoria, por isso é importante que apresente informações como:

• Título do relatório
• Nome do auditor responsável
• Data de conclusão da auditoria
• Nome da empresa ou unidade de negócio auditada.

2.      Elabore uma introdução

Nesta seção, o auditor deve fornecer uma visão geral com informações sobre a área e processos auditados, quais normas estão dando suporte para a realização do trabalho (Ex.: ISO 9001, ISO 14001), além de informar o leitor sobre qualquer histórico que possa precisar saber antes de ler o relatório completo. Assim, qualquer pessoa que leia o relatório, poderá entender as razões que levaram a auditoria a ser realizada.

Exemplo: O relatório pode tratar do surgimento de uma nova legislação que impacta nas operações da empresa. A introdução pode descrever quais leis eram aplicáveis até então, onde elas falhavam e com a nova lei se propõe a tratar estas questões.

3.      Elabore um resumo executivo

O resumo executivo deve apresentar as conclusões dos trabalhos realizados de forma compacta. Ele deve ser estruturado da seguinte forma:

• Uma breve descrição do que foi auditado, objetivos, escopo e data de início e conclusão.
• Apresentar as conclusões do auditor.

Exemplo: Informar que o principal objetivo da auditoria era avaliar os processos da organização, para identificar o nível de aderência/gaps em relação a nova legislação. Ao final, pode informar que uma das principais conclusões é de que a empresa precisa adequar as instalações.

4.      Apresente a Terminologia utilizada

A próxima seção deverá apresentar o termos utilizados na elaboração do relatório, para que todos possam compreender as informações apresentadas.

Exemplo: Se houver referências à ISO, é importante esclarecer que se trata da Organização Internacional para Padronização.

5.      Apresente o Plano de Auditoria

O plano de auditoria deve apresentar o auditor líder e suas qualificações, assim como demais auditores que compõe a equipe. Esta seção também deve descrever quais foram os documentos avaliados e quem foram as pessoas entrevistadas.

O auditor deve descrever quais foram as etapas seguidas no decorrer da auditoria (uma ferramenta para mapeamento de processos pode auxiliar), e quais os critérios utilizados para selecionar os documentos avaliados e as pessoas entrevistadas.

6.      Descreva os fatos constatados

Quando algo estiver em desacordo com os padrões estabelecidos, o auditor deve tomar nota, descrevendo os fatos e as evidências constatadas.

7.      Apresente as recomendações

Por fim, o auditor deve concluir o relatório com uma seção de “Recomendações” de melhoria para organização. Nesta etapa, ele deve considerar os seguintes aspectos:

• Ser positivo: Ele deve se concentrar no que está acontecendo no momento e em como os aspectos positivos da empresa podem ser aplicados nas áreas ou processos ineficazes.
• Ser específico: O auditor deve ser muito claro e específico sobre quais aspectos não estão em conformidade com os padrões estabelecidos, e quais ações devem ser implementadas para garantir a conformidade. Ele deve deixar claro quem precisa agir.
• Ser sucinto: O auditor deve ser breve nas recomendações e incluir apenas as informações e detalhes realmente necessários.

Considerações finais

Como você pôde observar, a elaboração de um relatório de auditoria interna de alto impacto, exige que alguns passos sejam seguidos.

A alta direção vive uma rotina agitada, com agendas repletas de compromissos. Os auditores estão se conscientizando de que precisam apresentar os resultados da auditoria de forma clara e objetiva, para que os executivos possam compreender a situação e atuar em prol da melhoria contínua. Isso é possível através do relatório de auditoria interna.

Esperamos que esse artigo tenha ajudado você a entender melhor o que é um relatório de auditoria interna, qual sua importância e como elaborar um relatório de alto impacto.

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