Quantas são as áreas de conhecimento envolvidas no processo de execução do projeto?

Para que o gerenciamento de projetos seja efetivo, o gerente do projeto deve possuir e aplicar uma vasta gama de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas. Com base nas boas práticas mundiais de gerenciamento de projetos, o PMI® (Project Management Institute – Instituto de Gerenciamento de Projetos) desenvolveu o guia PMBOK®(Project Management Body of Knowledge – Guia do conhecimento em gerenciamento de Projetos). A sexta edição do guia destaca 49 processos que retratam estas boas práticas. E estes processos, para fins didáticos, são agrupados em dez áreas do conhecimento.

E se você está lendo esse texto, já deve saber da importância das áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos identificadas no guia PMBOK®. Vamos compreender mais a fundo cada uma dessas áreas?

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Gerenciamento da Integração do Projeto

“Gerenciamento da integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gerenciamento de projetos nos grupos de processos de Gerenciamento de Projetos.” (PMBOK®)

A função do gerente de projetos é agir como agente de integração entre os processos e as pessoas envolvidas em determinado projeto, atuando na definição de alocação de recursos e esforços e na gestão de conflitos, visando sempre a excelência do projeto em que está alocado.

A integração inclui características de consolidação, comunicação, unificação e inter-relacionamentos, incluindo tomadas de decisão sobre alocação de recursos, balanceamento de demandas concorrentes,  exame das abordagens alternativas, adaptação dos processos à realidade do projeto e gerenciamento da interdependência entre as diversas áreas do conhecimento.

Os processos envolvidos nesta área do conhecimento contemplam o desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto (TAP) e do plano de gerenciamento do projeto; gerenciamento do conhecimento do projeto; orientação, gerenciamento, monitoramento e controle do trabalho do projeto; realização do controle integrado de mudanças; e encerramento do projeto ou fase.

Gerenciamento do Escopo do Projeto

“Gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para que o mesmo termine com sucesso” (PMBOK®)

Quando se trata de escopo, é válido ressaltar que existe o escopo do produto e o escopo do projeto:

Escopo do produto: Características e funções que descrevem o produto, serviço ou resultado que será produzido.

Escopo do projeto:  Trabalho que deve ser realizado para entregar o produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

O gerenciamento do escopo visa garantir que o projeto inclui todo e somente o trabalho necessário para que os requisitos sejam atendidos e o projeto seja concluído com sucesso. Ou seja, a principal premissa do gerenciamento de escopo é definir e controlar se o que está sendo realizado está sendo cumprido conforme definição na etapa de planejamento.

Os processos desta área do conhecimento envolvem planejar o gerenciamento do escopo; coletar os requisitos, definir o escopo, criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), validar e controlar o escopo.

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Gerenciamento do Cronograma do Projeto

“Gerenciamento do cronograma do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto”. (PMBOK®)

O cronograma do projeto fornece um plano detalhado de como e quando o projeto vai entregar os produtos, serviços e resultados definidos no escopo. É uma importante ferramenta de comunicação e gerenciamento das partes interessadas. Sempre que possível, o cronograma detalhado deve permanecer flexível ao longo do projeto, podendo ser ajustado de acordo com o conhecimento adquirido, aumento da compreensão dos riscos e atividades.

Os processos desta área do conhecimento são: planejar o gerenciamento do cronograma, definir, sequenciar e estimar as durações das atividades, desenvolver e controlar o cronograma.

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Gerenciamento dos Custos do Projeto

“Gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado. ” (PMBOK®)

O gerenciamento dos custos tem como objetivo principal definir os custos dos recursos necessários à conclusão do projeto.

Os processos desta área envolvem o planejamento do gerenciamento dos custos; as estimativas dos custos; determinação do orçamento; e controle dos custos do projeto

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Gerenciamento da Qualidade do Projeto

“Gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processos para incorporação da política de qualidade da organização com relação ao planejamento, gerenciamento e controle dos requisitos de qualidade do projeto e do produto para atender as expectativas das partes interessadas. ” (PMBOK®)

O objetivo do gerenciamento da qualidade do projeto é garantir que o projeto satisfaça todas as necessidades para as quais ele foi idealizado. Esta área agrega todos os processos e atividades das empresas que estão executando o projeto, incluindo as políticas de qualidades, os objetivos e responsabilidades ligadas ao projeto. Para um gerenciamento da qualidade efetivo, deve-se seguir alguns processos como, por exemplo: determinação de normas de qualidade e realização de auditorias ao longo do projeto, visando sempre garantir que o projeto esteja seguindo conforme o planejado e garantir a melhoria contínua para uma entrega de qualidade para o cliente.

Os processos desta área do conhecimento envolvem o planejamento do gerenciamento da qualidade, o gerenciamento e o controle da qualidade.

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Gerenciamento dos Recursos do Projeto

“Gerenciamento dos recursos do projeto inclui os processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto. ” (PMBOK®)

Os recursos necessários à execução do projeto podem ser físicos, como materiais, equipamentos, instalações e infraestruturas, ou humanos.

Há um destaque para a importância dos Recursos Humanos. Como as equipes são compostas por profissionais com responsabilidades e papéis diferenciados, traçar um plano de recursos humanos auxilia que os trabalhos sejam desenvolvidos da melhor forma possível, tendo como pontos principais: definir as hierarquias dos profissionais e responsabilidades de cada um no projeto, além de buscar formas de motivação e capacitação da equipe no geral, quando necessário para a execução dos projetos.

Os processos de gerenciamento dos recursos envolvem planejar o gerenciamento dos recursos, estimar e adquirir os recursos das atividades, desenvolver e gerenciar a equipe, e controlar os recursos.

Gerenciamento das Comunicações do Projeto

“Gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente organizadas de maneira oportuna e apropriada. ” (PMBOK®)

A comunicação é uma troca de informações intencional ou involuntária e está presente em vários âmbitos dos projetos como, por exemplo, no alinhamento dos objetivos e disseminação para a equipe, visando o comprometimento de todos; na tomada de decisões, em negociações e reportes de todos os tipos, na delegação das atividades, na administração de todos os registros dos projetos, dentre outros.

Dentro do gerenciamento das comunicações deve ser desenvolvido um plano de comunicação do projeto com abordagem apropriada a cada caso e baseado nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis.

O planejamento do gerenciamento das comunicações e o gerenciamento e monitoramento das comunicações são os processos desta área do conhecimento.

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Gerenciamento dos Riscos do Projeto

“Gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de condução de planejamento, identificação e análise de gerenciamento de risco, planejamento de resposta, implementação de resposta e monitoramento de risco em um projeto. ” (PMBOK®)

Risco é um evento ou condição incerta, que se ocorrer, provocará efeitos positivos ou negativos. Todo projeto possui riscos.

A premissa desta área é identificar todos os riscos que podem afetar os projetos, buscando soluções para mitigar – ou até mesmo eliminar – o impacto das situações negativas e obter total vantagem das oportunidades geradas pelos riscos positivos.

O gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de planejamento, identificação, análise qualitativa e quantitativa, planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto.

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Gerenciamento das Aquisições

“Gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.” (PMBOK®)

Esta é uma das áreas de extrema importância dento do gerenciamento de projetos, pois inclui todos os processos de compra e aquisição de produtos, serviços e resultados externos à equipe do projeto, de acordo com o PMBOK®.

Dentro desta área estão inclusos os processos de desenvolvimento de contratos e pedidos de compra dos projetos e cabe ao gerente de projetos ter bastante atenção a cada item desta área, a fim de poder cobrar a realização das obrigações contratuais da equipe e de cada fornecedor.

Os processos desta área do conhecimento envolvem planejamento, condução e controle das aquisições.

Gerenciamento das Partes Interessadas

“Gerenciamento das partes interessadas do projeto inclui os processos exigidos para identificar as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto no projeto, e desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para o seu engajamento eficaz nas decisões de execução do projeto. ” (PMBOK®)

Esta área do conhecimento diz respeito à identificação de todas as pessoas, grupos ou organizações envolvidas no projeto; análise das expectativas de cada uma das partes; e desenvolvimento de estratégias de integração entre todas as partes interessadas do projeto. Esta área do conhecimento é bem interligada ao gerenciamento das comunicações, uma vez que é imprescindível se ter um fluxo de informações efetivo entre todas as partes interessadas para o sucesso do projeto.

Os processos desta área do conhecimento envolvem identificação das partes interessadas; planejamento, gerenciamento e monitoramento do engajamento das partes interessadas.

Conclusão

As dez áreas do conhecimento são tão importantes porque são utilizadas na maioria dos projetos, na maioria das vezes. Isso mesmo! E a utilização destes conceitos permite que os projetos sejam melhor gerenciados e que os objetivos do negócio sejam atingidos, visando permitir que as empresas que utilizam o gerenciamento de projetos consigam se destacar e se manter competitivas no mercado.

Referências Bibliográficas: PMBOK sexta edição

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