*Colaborou com este artigo o Dr. Marcelo Antonio Amorim Rodrigues, Show
O que são minutas?As minutas são uma espécie de rascunho que se faz de um documento qualquer. Normalmente, são utilizadas como rascunho para documentos oficiais, mas também podem ser usadas como rascunho para documentos em geral, tais como ofícios, despachos etc. Quase sempre, a minuta de um documento oficial é elaborada por uma pessoa ou entidade para se transformar em um documento assinado e expedido por outrem. Documentos Oficiais e a PublicidadeExistem documentos oficiais que não precisam ser publicizados, enquanto outros precisam ser publicizados em Diários Oficiais, Boletins Institucionais ou mesmo em jornais de grande circulação. Em geral, documentos oficiais, tais como ofícios e despachos não precisam ser publicizados, enquanto outros como portarias, resoluções, instruções normativas, editais e contratos têm publicidade obrigatória. No caso de documentos oficiais com publicidade obrigatória, é imprescindível que tais documentos sejam publicados pelas unidades cujos dirigentes tenham competência para isto. Assim, a minuta é muito utilizada para documentos que têm publicidade obrigatória, mas que são elaborados inicialmente por uma unidade que não tem a competência para publicação. A unidade que propõe o documento elabora a minuta para enviar à unidade com competência, para que esta publique o documento oficial com base na minuta. Competências para Emissão e Publicidade de Documentos OficiaisHá competências que provém de delegações presidenciais e/ou ministeriais. Por exemplo, a competência para editar atos de demissão de servidores, cujas condutas infracionais foram apuradas em processo administrativo disciplinar é originária da Presidência da República que, por decreto, delegou aos Ministros de Estado. Por sua vez, o Ministro da Educação subdelegou a tarefa aos Reitores, por meio de portaria, no caso dos servidores de Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Com isso, a UFSCar passa a ter a competência delegada para tal ato, por meio de documentos oficiais com publicidade obrigatória. Há competências, no entanto, que são originárias do próprio órgão, como a UFSCar, as quais são estabelecidas geralmente pelos atos normativos internos, tais como Estatuto e Regimentos Geral e setoriais. Nesses casos, a competência interna para execução desses atos é atribuída a uma autoridade do órgão, em geral, o dirigente máximo do órgão. Mas este pode delegar a competência a outrem. Por exemplo, a assinatura de contratos, cujo Estatuto e Regimento Geral atribuem a competência ao(à) Reitor(a), mas que tal autoridade, por portaria GR, delegou ao Pró- Reitor de Administração. Como funcionam as minutas no SEINo SEI, a minuta tem uma função muito importante, pois ela pode ser elaborada em uma unidade e ser enviada para outra unidade que tenha competência para a publicação do documento final com o cabeçalho e a numeração sequencial correta da unidade que publicará o documento final. No SEI, unidades que possuem competência para publicar tipos de documentos com publicidade obrigatória, tais como as portarias e resoluções, passam a ter acesso a esses tipos de documentos para elaboração e publicação, enquanto as outras unidades que não possuem tal competência, só têm acesso às minutas desses tipos de documentos. Por exemplo, as Pró-Reitorias têm acesso ao tipo de documento "Portaria", pois tem competência para emiti-las e publicá-las, enquanto as outras unidades que não têm competência para emitir, nem publicar portarias, não terão acesso a esse tipo de documento, mas terão acesso ao tipo "Minuta de Portaria", a qual deverão enviar para a unidade com competência para publicar a Portaria. A minuta, nesse caso, serve como um intermediário para manter o cabeçalho e a numeração correta do documento oficial. Se o documento oficial fosse elaborado diretamente em uma unidade que não tivesse a competência para publicá-la, receberia o cabeçalho com nome da unidade incorreta e uma numeração incorreta daquela unidade, sendo que deveria ter o cabeçalho, assinatura do dirigente e a numeração sequencial daquele tipo de documento da unidade que irá publicar o documento. Por isso, no caso de documentos oficiais, se o documento for solicitado por uma unidade que não seja a mesma que vai publicar o documento, isto deve ser feito por meio da criação de minuta e envio do processo para a unidade com competência para publicar. Informações importantes sobre minutas no SEIAs minutas estão disponíveis para todas as unidades UFSCar A unidade UFSCar interessada na publicação de um ato administrativo é responsável pelo envio da minuta à unidade competente para publicá-lo As minutas devem ser criadas com acesso restrito, pois são documentos preparatórios, não aprovados As minutas devem ser assinadas pela pessoa responsável pelo seu preenchimento, pois não são a versão final do documento oficial, logo a assinatura só representa a responsabilidade pelo preenchimento e não pela execução e cumprimento do conteúdo ali definido. Se a minuta não for assinada, não poderá ser lida pela unidade destinatária As minutas não precisam ser assinadas pela chefia da unidade, nem pela chefia da unidade que fará a publicação, a não ser com objetivo de revisão e ciência. A assinatura da chefia da unidade em uma minuta não torna válido o conteúdo para execução e cumprimento, apenas valida o texto que virá a ser publicado. As minutas só terão validade ao se transformarem nos documentos oficiais a que se destinam As minutas não têm valor legal, por serem apenas rascunhos. O limite da legalidade de uma minuta é como documento aprovado em algum colegiado, mas o conteúdo só passa a valer quando publicado o ato oficial, por meio de portaria, resolução etc. Informações importantes sobre os documentos oficiais baseados em minutas no SEIOs documentos oficiais baseados nas minutas só estão disponíveis no SEI para as unidades que possuem competência para publicação, as quais são definidas por meio de legislação geral e específica. Os documentos oficiais baseados nas minutas só terão validade mediante a assinatura do dirigente ou substituto da unidade competente para publicar Os documentos oficiais baseados nas minutas, cuja publicidade é obrigatória, devem ser publicados no Boletim Eletrônico a fim de publicizar seus conteúdos aos interessados As delegações de competência para os órgãos públicos em geral podem ser definidas: As consultas sobre competências internas devem ser feitas aos
órgãos que atuam como repositórios de normas internas, entre os quais: Para dúvidas jurídicas relacionadas à competência de uma unidade para emitir e publicar atos em documentos oficiais, deve-se consultar a legislação relacionada ou especialista jurídico, tal como a Procuradoria Federal (PF). As consultas à PF devem ser feitas sempre na forma da Portaria Conjunta GR nº 1/2019, que regulamenta o relacionamento institucional entre a Fundação Universidade Federal de São Carlos e a Procuradoria Federal junto à UFSCar e demais órgãos de execução da Procuradoria-Geral Federal - PGF. Vamos ver dois exemplos, um acadêmico e um administrativo para melhor compreendermos a situação. Exemplo de uso da minuta no âmbito acadêmicoVamos supor que um Departamento precise que um Centro Acadêmico solte um Edital, pois departamentos não têm a competência legal para publicar Editais. Assim, o Departamento deve solicitar ao Centro, ao qual é vinculado que o publique. Então, esse Departamento deve fazer o seguinte:
Exemplo de uso da minuta no âmbito administrativoAgora, vamos supor que uma Divisão vinculada a uma Pró-Reitoria precise que esta publique uma Portaria, pois as Divisões não têm a competência legal para publicar Portarias. Assim, a Divisão deve solicitar à Pró-Reitoria, ao qual é vinculado que a publique. Neste exemplo, também se poderia usar a Reitoria como órgão máximo das publicações oficiais da Universidade. Então, esse Divisão deve fazer o seguinte:
Como criar uma minuta no SEIAs minutas já existem no SEI como documentos internos, ou seja, aqueles que são editados e assinados no SEI. Há mais de um tipo de minuta, dependendo do tipo de ato administrativo a ser publicado:
É muito importante que a unidade UFSCar interessada na publicação de um ato administrativo crie a minuta previamente, já com a redação e os dados corretos, para enviar à unidade UFSCar com delegação de competência para publicar tal ato (p.ex. Reitoria, Pró-Reitorias, Centros), pois normalmente a as unidades com delegação de competência recebem inúmeros pedidos de publicação de atos por todas as unidades diariamente, tornando o trabalho muito extenuante para a equipe, caso tenha que elaborar cada ato sem uma minuta prévia. Para criar uma minuta no SEI, faça o seguinte:
Para que serve minuta de contrato?As minutas são uma espécie de rascunho que se faz de um documento qualquer. Normalmente, são utilizadas como rascunho para documentos oficiais, mas também podem ser usadas como rascunho para documentos em geral, tais como ofícios, despachos etc.
Qual a diferença de minuta de contrato é contrato?Ou seja, podemos afirmar que a minuta é a fase em que o contrato está sendo construído, fase em que há discussão de termos do contrato antes de se chegar na versão final. Aditar pode ser definido como ALTERAR, MODIFICAR ou CORRIGIR algum dado ou informação que já existe em um contrato assinado.
Quem faz minuta de contrato?O advogado pode lhe ajudar a redigir um contrato que não seja injusto, com a outra parte, para que ambas as partes ganhem com aquele negócio, sem que para isso uma das partes tenha que ser prejudicada. Ambas as partes devem ganhar com o contrato, de forma igual.
Como fazer uma minuta de um contrato?No caso da minuta de contrato, a relevância está em assegurar os direitos das partes. A ideia é registrar cada etapa da negociação em um documento escrito, amadurecendo, gradativamente, o contrato — onde constarão as obrigações finais dos envolvidos.
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