Quais são as principais funções dos estoques em uma empresa Assinale a alternativa correta?

Manter o controle de estoque em dia é de extrema importância para uma empresa apurar o seu movimento de entrada e saída de mercadorias. E cassim, ter informações precisas sobre a demanda que o mercado tem de seu produto, eventuais desvios e também sobre o lucro líquido obtido no final do mês contábil.

Ter um estoque controlado é saber que há a quantidade correta de produtos para que a empresa possa fluir corretamente e atender sua demanda do mercado, sem ter prejuízos com perdas. O que parece óbvio nem sempre é para muitos gestores que ainda não sabem como realizar o controle de estoque corretamente.

Além de ajudar no gerenciamento da empresa, o controle de estoque oferece uma maior eficiência e organização de alguns dos processos internos de sua empresa. Ele também diminui desperdícios, tanto de tempo e energia na hora de fazer gestão quanto de seus recursos financeiros.

O que é Controle de Estoque?

O estoque é onde estão todos os produtos ou matérias-primas de um negócio. E o controle de estoque nada mais é que a administração desses artigos. Ou seja, saber as quantidades de cada produto, quando se deve fazer uma nova compra e como evitar possíveis perdas.

Sua importância recai, principalmente, pelo fato do estoque ser composto pelos ativos do negócio, a principal fonte de caixa. E por isso é tão importante estar atento a esses dados e como eles impactam uma empresa.

O estoque pode ser de duas modalidades diferentes. Uma é de matérias-primas para a produção industrial de grande ou pequeno porte. A outra, de produtos finais prontos para a comercialização no varejo.

Estoque de matérias-primas

Esse estoque está relacionado a empresas de tipo industrial, que realizam a produção de mercadorias para empresas do comércio de revenda. Ele está disponível para o setor de produção, que transforma esses materiais estocados em produtos finais.

É necessário que a empresa tenha sempre em estoque todos os materiais necessários à produção, e a importância de seu controle está em nunca deixar faltar tal material ou em apurar uma diminuição da produção. O estoque é o termômetro da boa saída de produtos de uma empresa.

Estoque de produtos para o varejo

Esse estoque está relacionado a empresas de tipo comercial. Ou seja, que vendem seus próprios produtos ou, na maioria dos casos, produtos de terceiros. Ele traduz a quantidade de mercadorias disponíveis para a venda. Assim, seu controle é importante para medir o alto ou baixo desempenho do comércio em questão.

Ficar com um produto muito tempo em estoque é um mal sinal. Significa que a demanda está menor que a oferta, e também que o seu valor no mercado está em baixa. Além disso, manter produtos em estoque geram custos de espaço e administração. Quando o estoque fica parado por muito tempo, muitas empresas realizam os famosos “queimões”. Que servem para liberar mercadorias antigas e possibilitar o recebimento de novas. Gerenciar a saída e entrada de mercadorias é realmente um assunto muito sério.

Os principais pontos de um Controle de Estoque

Não existe somente uma forma Confira neste tópico quais são os pontos mais importantes em um controle de estoque. São eles:

• Controlar a entrada de mercadorias;
• Monitorar a saída de produtos vendidos, trocados ou transferidos;
• Entregar mercadorias no destino correto;
• Armazernar de forma adequada.

Como fazer um bom controle de estoque?

Já entendemos que o controle de estoque é muito importante e ele pode trazer alguns benefícios para o negócio. Mas como começar a fazer esse controle? Veja o passo a passo!

Faça um balanço dos produtos

Antes de tudo, você precisa saber quais são os seus produtos, os valores e as quantidades. Somente com esses dados você pode começar a organização.

A partir da contagem, você pode fazer o cadastro e categorização de todos os seus produtos. Ainda, é recomendável fazer um inventário de estoque. Ou seja, calcular o valor somado de todos os produtos disponíveis no estoque.

Com o inventário, fazer um controle de estoque eficiente se torna uma tarefa mais fácil. Dessa forma, é possível fazer o planejamento e realização de ações estratégicas. Assim, se visa a otimização do giro de estoque, de forma a não deixar produtos parados por muito tempo.

Cadastre os seus produtos

Cadastrando todos os seus produtos no estoque, sua gestão neste processo fica muito mais organizada e facilitada. É importante fazer a atualização da contagem de estoque a cada nova entrada ou saída de produto.

Fazendo isso, você saberá exatamente quando há falta ou excesso de produtos, e terá a noção precisa do momento certo para realizar novas compras com seus fornecedores, ou então o momento para fazer a liquidação de possíveis produtos em excesso.

Para fazer um controle de estoque eficiente é importante que você delimite o estoque mínimo e máximo de cada produto de acordo com a demanda de cada um.

Separando os seus produtos por suas respectivas categorias fica muito mais fácil organizar e fazer um bom controle de estoque. Dessa maneira, você poderá saber a natureza, especificações, características e tipos de produtos que estão disponíveis no seu estoque.

Categorize os seus produtos com a Curva ABC

Como existem estoques de vários tamanhos, é preciso administrar esses itens da forma mais abrangente possível.

Talvez você já tenha ouvido falar na Curva ABC, também conhecida como Ótimo de Pareto. Ela é uma representação gráfica de itens em análise, essa definição de grupos ou categorias avalia a importância de cada um deles dentro do contexto em que se encontram.

Assim, é possível identificar o que é mais importante ter na sua empresa. É com base nesses parâmetros que a gestão de estoque costuma trabalhar. Ou seja, minimizando a margem de erro da compra de produtos ou insumos, mas sem perder de vista aqueles que realmente fazem a empresa girar.

Para que você possa aplicar essa metodologia em seu negócio, é necessário identificar itens ou grupos de itens e a sua movimentação média. Lembre-se que estamos tratando de velocidade de reposição de estoques e margem de resultados. Ainda, essa análise pode ser feita através de uma Planilha de Curva ABC.

Vamos, então, separar cada item em um grupo, entre A, B e C. Em alguns casos, existe ainda a categorização em um quarto grupo, o D. Mas tal grupo não é tão comum de ser encontrado em literaturas técnicas nacionais.

Grupo A

Esses itens são o que podemos chamar de carro-chefe dentro do negócio, representando o maior volume de reposições da empresa. Como já falamos, podem ser:

• produtos que você revende;
• compras que faz de suprimentos, como material de escritório e limpeza, por exemplo;
• insumos para a sua produção.

O fato é que se sua empresa ficar sem esse tipo de material, tudo para — pois eles são os seus principais itens. Pela teoria de Pareto, eles representam em torno de 20% de todo o seu inventário, no que diz respeito à quantidade de itens que você compra.

Por outro lado, eles correspondem a 80% do seu gasto de verba e têm a maior rotatividade.

Grupo B

Itens intermediários. Não são nem os mais demandados, mas também não ficam muito tempo parados. Em comparação aos do grupo A, possuem uma quantidade um pouco maior: giram em torno de 30% de tudo que você costuma comprar.

Contudo, com relação ao investimento, eles ficam somente na casa dos 15%. Para facilitar a logística, os componentes dessa categoria ficam também armazenados no meio do caminho. Não são nem os mais facilmente acessados, mas também não podem ficar lá fundo.

Grupo C

Essa categoria de produtos é o que sobra quando retiramos os outros dois grupos anteriores. Representa 50% do número de itens, mas corresponde somente a 5% do custo do estoque.

Normalmente, como eles têm uma rotatividade menor, você não precisa comprar sempre. E só vai adquirir uma quantidade maior se o desconto que estiver negociando for realmente alto; já que o seu investimento, nesse caso, provavelmente vai demorar mais a retornar.

Se forem produtos para revenda, acabam sendo aqueles com maior lucratividade, afinal, é preciso compensar o espaço e o gasto de manutenção de estoque.

Como falamos, em alguns casos você pode encontrar uma categoria D. Basicamente, ela se refere ao excesso de estoque ou produtos e insumos obsoletos. O ideal é que esse volume seja sempre o mínimo possível, pois não tem muita utilidade para a empresa e ainda acaba demandando algumas despesas.

Utilize softwares e planilhas para lhe ajudar

Com o avanço das tecnologias de internet, você não precisa mais fazer todo o trabalho manualmente. Um sistema de controle de estoque na nuvem pode automatizar diversas tarefas no controle de estoque, liberando mais tempo para você se dedicar ao planejamento estratégico do negócio.

O controle de estoque ganhou muito com essa novidade. Assim, reduzindo os riscos de erros e até de retrabalhos. Com um sistema, os gestores podem analisar os relatórios emitidos e compreender como está o andamento dos processos como um todo e também por setor.

O próprio software pode indicar quando houver necessidade de aquisição de novos produtos. Isso, de acordo com a saída deles do estoque e o valor que precisa ser disponibilizado para sua aquisição.

Esse tipo de ferramenta traz vantagens para toda a empresa, uma vez que pode controlar melhor as vendas, as compras, as finanças e a administração de setores. Isso tudo baseado em relatórios detalhados ou simplificados, diários ou mensais, de acordo com a necessidade.

Dessa forma, quantidade de mercadorias em estoque, ordens de compras, registros de entrada e dados históricos e outros podem ser atualizadas em tempo real. Além disso, um software de gestão baseado em nuvem possibilita que todos os seus dados sejam acessíveis independentemente de hora e local onde estiver.

Ou seja, não importa onde você está ou qual dispositivo móvel está usando, se tiver uma conexão com internet, poderá acessar o sistema, verificar dados e realizar tarefas.

Ah! E saiba que um sistema de gestão na nuvem possui protocolos de segurança que impedem o acesso não autorizado e clona suas informações para servidores secundários, agregando continuidade ao negócio. Mesmo que o servidor principal saia do ar por alguns instantes, o acesso aos dados não fica prejudicado.

Controle de estoque durante a venda

O controle de estoque pode ser utilizado durante o processo de venda. E para isso ocorrer é necessários algumas etapas. São elas:

Agrupamento

Aqui são combinados alguns produtos e ou serviços para oferecer um valor especial para o cliente. Dessa forma, é possível movimentar o etoque antigo.

Aliás, este processo serve também para estimular as vendas e melhorar a experiência dos clientes, uma vez que você pode incluir um brinde na venda ou reduzir o preço de determinado produto para vendê-lo.

Cross-docking

O cross-docking ou transporte da gota, ocorre quando o revendedor envia os produtos diretamente para o cliente, em nome do fabricante.

Esse processo é mais comum de acontecer em vendas online, pois o varejista nunca tem produto em estoque e dificilmente mantem contato com seus clientes. Por isso que as entregas são feitas diretamente aos clientes, por meio dos revendedores.

Estoque em consignação

Trata-se de um acordo comercial entre uma empresa varejista que entrega produtos para outra sem ocorrer uma venda efetiva, ou seja, a empresa só paga quando vende os produtos para o cosumidor final.

Além disso, a empresa paga apenas por uma porcentagem conforme o acordo com o varejista. Mesmo que os negócios não tenham o produto é portante manter um controle para manter os clientes informados sobre a sua disponibilidade.

Como se faz o controle de estoque: passo a passo

Tudo que entra e sai do negócio deve ser controlado. Mas como fazer esse controle?

Realizar inventários

Os inventários servem para saber se os produtos que estão registrados e os produtos que estão no estoque são a mesma coisa. Afinal, é a partir desse dado que se pode tomar decisões importantes para o destino do negócio.

São esses relatórios que mostram a realidade. Assim, ao fazer esse mapeamento de produtos, se tem mais segurança, a movimentação dos produtos é ajustada e diminui o desperdício.

É importante estar atento com produtos perecíveis, esse inventário também serve para estar atento a data de validade de produtos.

Equilíbrio entre custos e receitas

Existem diversas ferramentas que podem fazer o equilíbrio entre os custos e as receitas do estoque. Entretanto, é necessário levar em consideração os outros custos do negócio.

Produtos parados prejudicam o negócio, mesmo que pareça que não. Eles tomam lugar de outros produtos que têm mais saída e geram um maior faturamento, e no caso de perecíveis são, realmente, prejuízos.

É necessário encontrar um equilíbrio entre a falta de estoque e o excesso de estoque. E isso só é possível realizando um controle exato, onde se pode analisar como o mercado e o seu negócio se comporta.

Monitore as entradas e as saídas

Você já deve ter entendido que não existe outra maneira de realizar o controle de estoque sem estar totalmente atento às entradas e as saídas. Isso acontece porque caso não seja feito, não é possível saber a realidade do estoque, o que pode causar vários prejuízos.

Onde é feito o controle de estoque: principais ferramentas?

Tudo o que entra e sai da empresa deve ser controlado. Há um ciclo de procedimentos que precisa ser respeitado, para que não haja falhas em nenhum setor. E, existem maneiras de fazer esse controle. São elas:

Controle de estoque eletrônico – Sistema de Controle de Estoque Online

O setor de compras ou administrativo faz a requisição de determinada quantia de produtos ao fornecedor. E quando eles chegam, precisam ser lançados no sistema como entrada. E também devidamente organizados fisicamente para que se mantenha o controle interno.

Mas para que isso aconteça, é preciso um sistema de comunicação interna eficiente, onde as informações são padronizadas. Por exemplo, quando o setor de vendas cria uma campanha para estimular o desenvolvimento de um determinado produto. Ele precisará saber como está o seu estoque e se há a quantidade média para atender a demanda esperada.

Isso se torna uma vantagem quando se entende que preencher planilhas ou cadernos manualmente com os produtos pode causar erros. Além disso, uma ferramenta de controle de estoque automatizada elimina a repetição de trabalho.

Não basta apenas avaliar os números. É preciso planejar com os outros setores se essa promoção é viável. Isso porque os produtos em estoque normalmente representam a quantia média da demanda no mês. Caso haja um aumento temporário dessa demanda, o setor de compras precisa verificar a viabilidade dessa promoção.

Todos os produtos precisam receber identificação com um código da empresa ou mesmo pelo seu código de barras. Isso para que haja controle específico de cada produto adquirido. Assim como precisam estar em categorias pelas suas características de matéria-prima ou tipo.

É preciso definir uma quantidade mínima. Para que quando ele atingir essa capacidade o setor de compras possa fazer o pedido. Sem que seja necessário que ele acabe. Da mesma forma que haja uma quantidade máxima definida, que impede que haja compra em excesso.

Controle de estoque físico

Fisicamente, utilize métodos para que seja fácil saber onde localizá-lo. Como colocar os produtos disponibilizados em ordem alfabética ou numérica, devidamente identificados em sua embalagem e no sistema.

É importante também verificar a data de validade do produto, mantendo os com data de vencimento mais próxima à frente dos outros. Isso evita que os produtos adquiridos mais recentes sejam vendidos e os mais antigos fiquem para trás. Fazendo com que percam a sua hora certa de venda.

Faça um inventário anual do estoque, com uma recontagem de todos os produtos e sua conferência no sistema. Ele indica se houve perdas ou roubos de produtos, comparando números e identificações do sistema com o que está armazenado.

Tipos de estoque de e-commerce

O e-commerce trata-se do comércio eletrônico e muitas empresas falham por ignorar a importância de um bom controle de estoque neste processo. Gerenciar os produtos é muito importante para lojas virtuais.

Vale ressaltar que não existe um tipo de estoque ideal para o e-commerce, pois cada um tem suas características e suas vantagens.

Confira os três tipos de estoque no e-commerce e conheça os pontos fortes e fracos de cada um:

1 – Compartilhado

O estoque comapartilhado integra produtos de lojas físicas e lojas onlines, e a grande vantagem é a economia de espaço. Além disso, o gerenciamento dos produtos stambém passa a ser integrado.

É preciso que a empresa utilize um sistema que funcione perfeitamente para que não haja erros, e as atualizações precisam ser imediatas ou serão vendidos produtos que não estão disponíveis no estoque.

2 – Terceirizado

No e-commerce há duas maneiras de terceirizar o estoque, por meio das cros docking ou dop shopping. Confira:

Drop shipping: Aqui a compra é entrega diretamente pelo fornecedor, o cliente compra pelo site mas o pedido é enviado diretamente para o cliente.

Cros docking: como já citamos anteriormente, a loja não tem estoque, porém o fornecedor entrega para a loja que fica responsável de entregar para o cliente.

A grande vantagem de ambos está em poder vender produtos em grande quantidade, sem precisar armazená-los. Porém, o lojista precirá confiar na qualidade do trabalho dos fornecedores, pois qualquer dano que ocorrer com os produtos a responsabilidade é do fabricante.

3 – Descentralizado

No estoque descentralizado os produtos ficam em vários armazenamentos espalhados pela região. Uma das grandes vantagens é que o tempo de entrega pode ser reduzido se tiver produto disponíel perto do cliente que efetuou a compra.

Além disso, o custo do frete é reduzido também. Mas um ponto que necessita de atenção neste caso é o controle de estoque, pois é preciso integrar todos os locais de armazenamento para saber a quantidade de produtos corretas que há em ambos.

Uma desvantagem pode ser o custo para manter tantos locais de armazenamento.

Controle de estoque de receitas recorrentes

O controle de estoque de receitas recorrentes permite uma maior previsibilidade dos fluxos que ocorrem em um deterinado período em sua empresa. Dessa forma, você consegue otimizar o estoque necessário para atender as demandas.

Confira alguns benefícios:

• Melhora o controle;
• Permite a geração de relatórios;
• Torna o faturamento previsível.

Os 6 métodos para o controle de estoque

Para ajudar no controle de um estoque, são utilizados alguns métodos. Alguns desses podem ser utilizados para cálculo de tributos pela Receita Federal, enquanto os outros podem ser usados internamente.

PEPS

Sigla para Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair, é um dos métodos aceito pela Receita Federal para cálculo de tributos. Em inglês também chamado de FIFO, esse método faz com que os produtos que entraram primeiro sejam os primeiros a sair.

Ele também é utilizado para produtos perecíveis, fazendo com que não se tenha prejuízo em caso de mercadoria vencida. Ainda, o valor de venda do produto é calculado de acordo com o custo do estoque mais antigo.

UEPS

Último a Entrar, Primeiro a Sair, ou, em inglês, LIFO, é outro método aceito pela Receita. Com ele, os valores são baseados nos últimos produtos a entrar no estoque. Isso significa que essa maneira é mais lucrativa, uma vez considerada a supervalorização no preço dos artigos.

Custo médio

O custo médio é um método de precificação de mercadorias do estoque. Também aceito pela Receita Federal, ele é definido pelo valor total de custos com produção ou compra dividido pela quantidade total de itens.

Por exemplo, se uma empresa tem custo de R$ 50,00 para produzir 10 unidades de um produto em um período e R$ 75,00 para produzir mais 10 unidades desse mesmo produto em outro período, o cálculo é o seguinte:

50 + 75 / 10+10

125 / 20

6,25

Ou seja, o custo médio do produto é de R$ 6,25.

Just in Time

O método Just in Time, ou JIT, consiste em comprar ou fabricar uma quantidade do produto na ‘hora certa’. Dessa forma, é necessário ter fornecedores prontos para a entrega. Não existe sobra de estoque, uma vez que tudo é produzido ou comprado com exatidão.

Curva ABC

A Curva ABC divide os seus produtos entre 80/20. Assim, seus produtos são divididos em três categorias, sendo A os com mais faturamento, B os intermediários e C os que não tem tanta saída e não trazem tanto faturamento.

Preço Específico

Antes de tudo, para utilizar esse método é necessário saber o preço exato de cada uma das unidades em estoque. Assim, esse valor, o preço específico, conduz a baixa de produtos quando a venda é realizada. Dessa forma, o valor total do estoque é a soma dos custos dos itens em estoque.

Como controlar o estoque da loja física e da loja virtual?

Houve uma mudança na forma como os consumidores buscam e fazem suas compras. Muitos negócios começaram a investir no digital, e isso pode causar uma certa confusão na hora de controlar o estoque.

Isso normalmente acontece porque não é possível fazer um controle para a loja virtual e outro para a loja física. Mas juntos, pode acontecer de um produto ser vendido online fisicamente, ao mesmo tempo. E agora?

Para evitar esse tipo de situação, antes de tudo, é preciso fazer um controle de estoque extremamente cuidadoso. Todas as movimentações devem ser registradas e os produtos com mais saída não podem faltar no estoque. É necessário realizar um inventário regularmente, assim como é necessário avaliar quais produtos são os mais vendidos em algum período específico de tempo.

Além disso, é praticamente impossível fazer um bom controle de estoque de loja física e virtual com uma planilha ou caderno. Utilize ferramentas que façam esse controle de forma integrada.

Quem faz o controle de estoque?

O responsável pelo controle de estoque da empresa deve ser alguém de confiança. Muitas empresas possuem um cargo específico para tal, o estoquista. Entre suas responsabilidades estão:

• recebimento de mercadorias
• inventário
• relatórios
• armazenagem de produtos
• conferência de notas

É de suma importância que esse funcionário tenha treinamentos para tal, afinal, o estoque é o principal ativo de um negócio.

Qual é a função do controle de estoque?

O estoque do negócio é seu principal ativo circulante. Isso significa que tudo que está dentro do estoque é dinheiro. E se não há um controle de estoque eficiente sendo feito, o negócio está perdendo dinheiro.

Dessa forma, quando a gestão do estoque está sendo feita corretamente, se sabe qual quantidade de estoque ideal se deve ter em qualquer momento. Isso porque ocorrem oscilações, como a sazonalidade ou até promoções feitas.

Ou seja, quando a loja decide fazer uma promoção, é preciso calcular quando se pretende e pode vender sem prejuízo financeiro. Mas o estoque também deve estar preparado, ou você pode perder vendas por falta de produtos; ou, ainda, ficar com muitos produtos em estoque, o que também não é bom.

Resultados de um bom controle de estoque

Muitos departamentos financeiros de empresas que não possuem um controle de estoque equilibrado e fazem compras em demasia de produtos, sem saber sua real necessidade ou mesmo deixam de comprar os que saem mais, acabam demorando para recuperar o capital investido e também perdem possíveis oportunidades de negócio.

O planejamento permite que a empresa não gaste dinheiro com produtos que ficarão guardados no estoque por muito tempo. Gastar com algo que ficará muito tempo parado, é deixar de investir em outras situações mais rentáveis e que tragam outros tipos de retorno a empresa.

Há ainda a possibilidade de armazenar muitos produtos que fiquem obsoletos ou que possam perder a data de vencimento e sejam desperdiçados. Essas questões são péssimas para a saúde financeira da empresa e são evitadas com um controle definido de estoque.

Com o estoque devidamente administrado, a produtividade aumenta, os custos diminuem, as perdas são diminuídas ou erradicadas e o capital de giro pode ser investido em outros recursos dentro da própria empresa ou em aplicações financeiras.

Muito além de ter um espaço físico organizado, esse controle permite otimizar as tarefas de toda a estrutura da empresa. E assim, trazer inúmeras vantagens e benefícios. Controlar o estoque significa fazer a gestão de uma parte importante dos seus ativos. Além de representar uma estratégia essencial das operações de negócios.

Essas operações podem ser complexas, principalmente se houver mais de um ponto de distribuição. No entanto, deixar de fazê-las ou fazê-las de forma inadequada gerará pequenos erros que podem custar caro. O que veremos mais adiante no decorrer deste artigo.

Economia em gastos desnecessários

Existem mudanças que poderiam ser implementadas para reduzir ou eliminar totalmente os desperdícios de recursos, poupando dinheiro. O planejamento aliado a estratégias que envolvam técnicas e ferramentas certas otimizarão os processos. Assim, fazendo do controle de estoque um fator determinante para o sucesso do negócio.

Sem controle de estoque eficiente, sua empresa pode ter dificuldade em identificar produtos que estão em falta ou baixa quantidade. Isso pode levar a perda de vendas. Já que, neste caso, seus potenciais clientes poderão procurar outra empresa que possua o produto desejado.

Melhora nas vendas

Um bom controle de estoque é uma vantagem competitiva para a sua empresa. A medida em que possuir determinado produto que esteja em falta nas empresas concorrentes, você garante um aumento das vendas. Além da fidelização de seus clientes.

É péssimo para o vendedor conseguir fechar uma venda difícil e descobrir que não há o produto no estoque. E pior que ele pode demorar a chegar. A frustração não é só do vendedor, mas também do cliente que acaba procurando a concorrência.

Esse é um exemplo muito comum. Mas que deveria não existir para uma empresa organizada e com controle total de seu estoque. Salvo produtos com rara saída e difíceis de serem comprados ou situações específicas de aumento repentino da demanda, o estoque deve estar preparado para atender sua clientela.

A gestão de estoque controla o fluxo de materiais na empresa; que indicam o desempenho de setores como financeiro, vendas e administrativo. Ela permite prever as necessidades de compras futuras e organizar o planejamento da empresa.

O controle de vendas indica quais os produtos com maior procura. E até em que momento do mês há mais vendas sobre ele. Também fala quais os que têm pouca saída e os que são sazonais. Ou seja, os que vendem somente em determinada época. Através dessas observações, é possível compreender as estratégias de vendas desses produtos e como o consumidor tem reagido a elas. Assim como o que pode ser feito no futuro.

Para o setor financeiro, o controle de estoque pode diminuir seus custos, aumentar o fluxo de entradas e saídas e evitar desperdícios. Tudo através de um planejamento seguro mensal.

Importância do controle de estoque

O estoque é o principal ativo de uma empresa. Isso significa que ele é a forma mais importante de fazer dinheiro. Por isso, ter total atenção ao controle do estoque é de extrema importância.

Basicamente, realizar uma gestão atenta faz com que o negócio não perca dinheiro, simples assim. Essa afirmação tem base no fato de que se os produtos armazenados não são bem cuidados ou se não se tem ideia do que está armazenado, eles estão perdidos.

Quando esses produtos são acondicionados da forma correta, é possível utilizar o método UEPS, por exemplo. Ele garante que os últimos produtos a entrarem são os primeiros a sair, impedindo que mercadorias fiquem, literalmente, criando poeira.

Ainda, ao saber quais produtos não tem tanta saída, promoções podem ser feitas. Essas livram o estoque de peças sobressalentes e ainda fazem com que a empresa lucre com elas.

Outra importância do controle de estoque é evitar perdas e roubos. Se o controle de entradas e saídas é feito, todos os itens estão registrados. Caso na hora de vender algo não esteja lá, é possível traçar o caminho do mesmo e entender o que aconteceu.

Principais vantagens do controle de estoque

Um dos pontos essencias hoje em dia é adotar soluçõe inovadoras para otimizar processos, por isso a importância de implantar um sistema de controle de estoque. Assim, irá dminuir o risto de ser feita uma má gestão de estoque.

Mas iremos listar agora as pirncipais vantagens que você adquire com um bom controle de estoque. São eles:

• Redução de custos;
• Aumento da produtividade;
• Precisão no planejamento de compras;
• Relacionamento com os clientes melhorados;
• Compreensão do clientes;
• Oportunidade de negócio.

Problemas gerados pela falta de controle de estoque

O estoque de uma empresa é, sem dúvida, uma das fontes de recursos mais importantes para o negócio como um todo. Afinal, a comercialização do acervo da empresa é sua principal base de lucros.

Por isso, ter uma contabilidade precisa dos produtos que estão estocados, sua organização e a melhor distribuição desses itens, são iniciativas que podem gerar um alto impacto financeiro sobre seu empreendimento. Assim, aumentando a rentabilidade e otimizando processos.

De maneira adversa, a falta de controle de estoque certamente vai influenciar de modo negativo. Fazendo com que os gastos de manutenção aumentem, requerendo reposições desnecessárias e, ainda, trazendo efeitos prejudiciais na relação com os clientes, com a consequente perda de vendas. Mas, além disso, o estoque parado representa a perda de dinheiro. Melhor não arriscar, não concorda?

Você por acaso saberia dizer de que modo a falta de controle de inventário pode ser nociva para sua empresa? Pois é o que vai aprender a identificar agora mesmo. Então confira:

Você vai oferecer um serviço ruim aos clientes

A reputação da empresa e o bom relacionamento com os clientes são os principais fatores que se deve constantemente desenvolver, mas que podem sofrer estragos pesados com o desleixo no que se refere à melhor gestão do estoque.

Tal desatenção pode fazer com que você não tenha os produtos desejados pelos clientes no momento adequado, acabando por perder valiosas oportunidades de venda.

Além disso, você também pode investir em artigos que ficam parados por bastante tempo no depósito, imobilizando seu capital desnecessariamente.

É possível, ainda, que ocorra um acúmulo de produtos trocados pelos clientes, já que não existe um registro adequado das informações dos itens disponíveis em estoque. E tudo isso resulta em insatisfação por parte dos consumidores e na prestação de um serviço de má qualidade global para quem você serve.

A empresa vai perder em eficácia e gastar mais

Falhas e desatenções nos registros de inventário podem custar muito caro para a sua empresa. Se não houver um controle adequado do acervo, muitos itens podem ser danificados ou até destruídos ao longo do tempo. Sem mencionar que você não saberá com certeza os motivos que levaram à redução do seu estoque, pois não terá controle sobre desvios de produtos, roubos e furtos.

Nesse caos generalizado, você poderá acabar gastando também com uma parte adicional de seu acervo que você, na verdade, não precisa para o período atual, desperdiçando dinheiro que poderia ser aplicado em outros setores e na compra de outras mercadorias ou insumos.

Você não conseguirá se planejar adequadamente

Os gestores que acompanham de perto seus respectivos estoques são capazes de satisfazer os clientes o tempo todo, dando conta de cada uma das encomendas requeridas. No entanto, se as empresas não têm tempo para se planejar com a devida antecedência, não poderão criar estoques que sigam as demandas e sazonalidades de cada período.

Nesse cenário, um controle efetivo possibilita que o gestor entenda em quais produtos deve aplicar os recursos da empresa, sem que algumas mercadorias fiquem encalhadas no estoque ou faltem na hora em que os clientes venham procurar especificamente por elas.

Boas práticas: Recomendações para melhorar o controle do seu estoque

1. Planeje compras fazendo projeções de demanda

A previsão de demanda é um ponto importante para as estratégias de otimização do controle de estoque. Prevendo a quantidade exata de produtos e serviços que precisará em cada período, você garantirá uma compra mais enxuta. O que faz a mercadoria girar mais rápido e liberar espaços importantes no estoque.

Melhor do que isso. Você garantirá que não falte os produtos e serviços certos no momento em que mais são procurados. Assim, então, aumentando o volume de vendas.

Para isso acontecer, analise o histórico de saídas de mercadorias cruzando as informações do volume com o período. Dessa forma, você descobre o período sazonal de cada um.

E assim, você poderá projetar demandas futuras, planejar compras melhores, negociar descontos e custos de entrega. Além de eliminar os riscos de receber produtos atrasados.

2. Considere os prazos de entrega no planejamento

Muitos gestores não consideram os prazos reais em que devem receber as compras após a encomenda. E acabam culpando os fornecedores por não lhes darem a devida atenção. Isso significa falta de planejamento de compras.

Não considerar o prazo de entrega faz com que as encomendas sejam feitas em cima da hora. O que faz impossível de serem atendidas pelos fornecedores, que também possuem seus métodos e padrões de entrega.

Você pode até mudar de fornecedor para um mais próximo ou que atenda mais rápido, mas o problema continuará. Isso, pois ele também terá o seu prazo para entregar as encomendas.

O prazo de entrega deve ser contado a partir do momento em que você realiza a encomenda (fecha o negócio de compra com o fornecedor) até realmente recebê-la em seu estoque. Então, pesquise junto aos fornecedores quais são os prazos reais, com margem para atrasos.

Em alguns casos, é possível negociar um prazo menor, mas dependerá do volume e frequência de compra.

3. Escolha os fornecedores que melhor te atendam

O fornecedor não deve ser escolhido apenas pelos preços de vendas, mas também pela qualidade dos produtos e serviços oferecidos, pelos prazos de entrega, pelas condições de pagamento, pelo relacionamento etc. São muitos fatores a serem considerados, e cada um tem a sua devida importância para o negócio.

Por isso, faça uma análise mais detalhada deles. Liste cada fornecedor na vertical com os atributos na horizontal. Dê um peso para cada atributo (nota, pontos etc.). Por exemplo: se considerar o prazo de entrega mais importante, dê uma pontuação superior a esse fator para o fornecedor que entregar mais rápido.

Um bom relacionamento e uma boa negociação de prazos de entrega com seus fornecedores pode ser um grande diferencial para a sua empresa. A pronta entrega pode fazer com que sua empresa possua determinado produto antes de seus concorrentes.

Agora, pesquise essas informações com os fornecedores, pontuando cada fator de acordo com o peso que tem para o seu negócio. Some as pontuações e descubra quais são os melhores fornecedores para a sua empresa. Lembrando que essa pesquisa deve ser feita periodicamente.

4. Fique atento aos indicadores de resultados

É importante fazer um constante e rigoroso registro de todas as movimentações dos produtos. Isso permite identificar quais possuem uma maior demanda no mercado e quais deles não obtêm o retorno esperado.

Esse controle de produtos mais e menos vendidos é o que chamamos de ABC de vendas por produtos. Isso é essencial para que sua empresa foque na compra de produtos realmente necessários para o estoque e reduza custos desnecessários.

Outro importante indicador para fazer um controle de estoque eficiente é o que chamamos de cobertura de estoque. Ela serve para apontar se o seu estoque é suficiente ou não para atender as médias de compra de acordo com o registro de todas as saídas de seus produtos.

Para calcular a cobertura de estoque, é preciso fazer o cruzamento do número de produtos que você possui em seu estoque com a sua previsão média de vendas.

5. Integre os setores de sua empresa

O estoque não deve em hipótese alguma ser tratado como um setor isolado dentro da empresa. Isso porque um controle de estoque eficiente é essencial para o bom funcionamento de todos os setores da organização em si e vice-versa. Já que todos eles precisam trabalhar em torno de uma boa gestão de estoque.

Vamos a exemplos práticos dessa necessidade de integração entre os setores da empresa: vamos supor que o setor de vendas verificou um aumento significativo da demanda para determinado produto.

Neste caso, essa informação precisa ser devidamente repassada ao setor de produção ou ao setor responsável pela negociação com fornecedores. De forma a aumentar a quantidade daquele determinado produto no estoque.

Se os profissionais responsáveis por cuidar da saúde financeira do empreendimento demonstram preocupação com o atual orçamento empresarial, é preciso haver um diálogo. Isso, de forma a reduzir o estoque e evitar gastos excessivos, evitando assim possíveis situações de endividamento da empresa.

Principais erros no controle de estoque e como evitá-los

Como você percebe, o gerenciamento ineficiente de estoque pode arruinar o seu negócio. Por isso, o controle de acervo é um dos processos mais relevantes para a maioria das empresas que lidam com venda, logística e distribuição de mercadorias.

Afinal, é isso que vai permitir ao empreendedor ter o produto certo que é buscado pelo cliente, na hora em que isso ocorre, sem ter o capital imobilizado em excesso ou perder capital de giro. Conheça agora os 7 maiores erros de quem precisa investir em um controle de estoque de alto nível e saiba como evitá-los:

Não realizar um planejamento de longo prazo

Quando o gestor não planeja seu estoque com boa visão de futuro, podem incidir, pelo menos, duas graves adversidades: a falta de produtos em momentos de grande procura ou o encalhe enorme de artigos em períodos de pouca saída.

No primeiro caso, a empresa frustra o cliente, que pode buscar na concorrência a solução para seus ímpetos de consumo. Depois, pode ficar muito mais caro recuperar esses compradores que trocaram sua empresa em sua preferência de compra.

O outro caso representa um erro de avaliação de cenário ou falta de preocupação com os gastos excessivos, de modo a deixar muito capital investido e parado no acervo. O fato é um grande problema porque restringe o capital de giro e pode acarretar riscos de estragar as mercadorias com prazo de validade ou perecíveis.

Deve-se ter um planejamento que considere as sazonalidades do mercado e os históricos de compras anteriores dos clientes, de sorte que o gestor seja capaz de entender melhor os ciclos de consumo de cada época do ano e tendências do período.

Não falar ou saber quem são seus clientes

Saber o que os clientes querem é um conjunto de informações altamente relevantes para não gastar demais na reposição do estoque, mas investir perfeitamente nas ordens de pedido para seus fornecedores. Usar recursos não planejados para repor o acervo de surpresa vai pôr mais pressão sobre seu sistema, matar sua margem de lucro e pode até ocasionar prejuízos.

Se você busca a satisfação geral do cliente, pesquise justamente com ele sobre o que poderá trazer mais contentamento. Faça pesquisas de mercado, planeje suas ações de acordo com o que os clientes-chave de seu negócio esperam. Crie processos internos que correspondem à cadência dos altos e baixos de consumo de seu público e execute programas de reabastecimento que seja colaborativo com seus fornecedores, em que eles assumem ao menos parte da gestão ou da responsabilidade para repor o acervo diretamente.

Não ter uma boa comunicação interna

Surpresas e iniciativas que nem todos os funcionários estavam sabendo, como promoções dos produtos encalhados e informações sobre a chegada de novas mercadorias, podem gerar um enorme volume de problemas entre os departamentos. Os gerentes e os colaboradores-chave de cada área precisam ser atualizados sempre sobre o que acontece na empresa, para que ocorra a adequada previsão e o melhor planejamento de estoque.

Os dados devem seguir para todos os departamentos pertinentes. Prepare reuniões quando houver mudanças nas demandas dos itens importantes no acervo e com o objetivo de chegar a um consenso sobre o planejamento para o mês.

Ter empregados não qualificados para fazer o controle de estoque

A falta de um programa adequado de treinamento de sua equipe impede que padrões mais bem definidos e condutas estratégicas sejam aproveitados dentro dos processos da empresa. É essencial reconhecer que a gestão de inventário requer aptidões de trabalho profissional, bem como a contratação de pessoal apropriado e treinamento em conformidade. Apenas assim vai ser possível atribuir responsabilidades pela gestão de inventário e metas de planejamento.

Falta de automação no controle de estoque

Se você ainda faz seu controle com uma planilha de controle de estoque manual, talvez a empresa esteja perdendo dinheiro. E sua equipe, com certeza, muito tempo.

Fazer todos os lançamentos manualmente leva muitas horas e não vai lhe dar a oportunidade de conseguir os resultados que um software projetado especificamente para o controle de estoque poderia lhe proporcionar.

Você está desperdiçando recursos, o que o impede de aplicar sua energia em outras áreas que poderiam ajudar seu negócio a crescer muito mais.

Utilizar um software para o gerenciamento de inventário vai ajudar na automação de tarefas, evitar as falhas humanas mais comuns e acelerar os processos de monitoramento. Além disso, pode diminuir bastante os custos trabalhistas desnecessários.

Ter um sistema de controle de estoque ineficiente implementado dentro dos armazéns

Quando há forte desorganização dentro dos armazéns, haverá perda de tempo na circulação de retirada, recolocação e acomodação dos itens no acervo. Ainda que haja um excelente software em sua empresa

Se houver um planejamento para organizar as mercadorias, elas poderão ser facilmente retiradas para embarque aos destinos dos consumidores. Assim poupando-lhe tempo e dinheiro quando os funcionários atravessam aqueles espaços à procura de um item.

Observe os produtos que mais vendem e coloque-os mais próximos das áreas de transporte. Com o intuito de que eles possam ser mais rapidamente retirados das prateleiras e enviados.

E não coloque as coisas aleatoriamente onde houver espaço disponível. Aloque os produtos com base nos tipos, categorias, tamanhos, cores, entre outros fatores que possam ser relevantes na sua indústria.

Praticar controle de estoque com pouca frequência

Muitas empresas têm que cessar as operações por um dia para verificar o inventário. Isso pode resultar em perdas de vendas e muito menos lucros.

Saiba que esse é um método ultrapassado. E é muito melhor agendar controles regulares de inventário, sem que a empresa precise fechar as portas para cumprir uma enorme checagem de uma vez só.

Novamente ter um software de gestão de estoque será conveniente. Porque um sistema confiável vai mantê-lo a par da situação de seu acervo em tempo real, atualizando as informações de que precisa.

Fazer a gestão de inventário ou controle de estoque pode ser trabalhoso. Mas, por meio de um processo simplificado, de preferência com uma ferramenta confiável, você será capaz de reduzir significativamente os erros e melhorar as operações que podem levar a mais vendas.

eGestor

Uma excelente opção de software de gestão, que realiza um controle completo de estoques, é o eGestor. Você está desperdiçando recursos, o que o impede de aplicar sua energia em outras áreas que poderiam ajudar seu negócio a crescer muito mais.

Utilizar um software para o gerenciamento de inventário vai ajudar a automatizar tarefas, evitar as falhas humanas mais comuns e acelerar os processos de monitoramento. Além disso, pode diminuir bastante os custos trabalhistas desnecessários.

Gostou do texto? Sente-se mais preparado para controlar o estoque em sua empresa? Deixe um comentário falando sobre como funciona este processo em seu negócio!

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