Quais são as 5 fases do ciclo de vida e organização de um projeto?

Da mesma forma em que precisamos de uma agenda para nos guiar nos afazeres do dia a dia, a gestão de um projeto exige um planejamento a ser seguido. Para isso, o ciclo de vida de um projeto funciona como um auxílio para a organização e elaboração do projeto, a fim de alcançar o objetivo com ótimos resultados. Nesse artigo, explicamos quais são as fases do ciclo de vida do projeto que servem de base para visualizar o andamento de cada atividade realizada.

Aqui, você conhecerá:

• O que é um projeto?
• O que é o ciclo de vida de um projeto?
• As quatro fases do ciclo de vida de um projeto
• Conclusão

O que é um projeto?

Para darmos início, você precisa saber a base, ou melhor, a essência do que é um projeto. Sendo assim, um projeto é todo esforço e processo correlacionado a um conjunto de ações que visam um objetivo futuro e que, por ser temporário, possuem um prazo inicial e final para ser executado.

Segundo o Guia PMBOK®, o sucesso de um projeto é medido pela qualidade do produto e do projeto, pela pontualidade, pelo cumprimento do orçamento e pelo grau de satisfação do cliente. Desse modo, o sucesso é fruto do bom planejamento e organização do projeto.

Dito isso, a seguir, vamos conhecer as etapas de vida de um projeto.

O que é o ciclo de vida de um projeto?

Quando pensar em projeto, você precisa automaticamente lembrar da palavra “resiliência”, já que durante todo o processo, mesmo com as eventualidades, é necessário se adaptar e a retornar a sua forma original como uma mola. Nesse caso, a forma original se refere ao objetivo traçado. Com isso, as fases do ciclo de vida irão te ajudar a planejar e fazer com que não perca o objetivo do projeto.

Esse conjunto de fases que facilitam o gerenciamento de um projeto é chamado de ciclo de vida de um projeto. O ciclo de vida existe em projetos de todos os tipos de complexidade do início ao fim. A única mudança de um projeto para o outro é que, conforme o nível de complexidade aumenta, as fases ganham subdivisões e documentações a mais que são moldadas de acordo com a finalidade do projeto.

Dessa maneira, por meio de estudos e análises, chegamos às 4 grandes fases que precisam estar em todo o ciclo de vida de um projeto:

• Iniciação;
• Planejamento e organização;
• Execução;
• Encerramento.

As quatro fases do ciclo de vida de um projeto

 1ª Fase: Iniciação

Nessa primeira fase, são realizados os primeiros passos, ou seja, os passos em que firmam os objetivos e justificam a importância da elaboração do processo.

É quando se elabora o Termo de Abertura do Projeto (TAP), na qual são inseridas todas as informações iniciais e necessárias para realizar a próxima fase.

Ademais, o TAP é responsável por especificar, mensurar e determinar o tempo limite de execução do projeto.

Dessa forma, as principais informações que precisam conter nesse documento são:

• Os dados da atual situação, ou seja, tudo o que motiva a execução do projeto;
• Objetivo que se deseja alcançar;
• O porquê de precisar dessa mudança;
• O principal contemplado com essa solução;
• Definição de parâmetros essenciais como tempo de limite de execução, maneira de entrega, expectativas, recursos disponíveis e restrições.

 2ª Fase: Planejamento e organização

Essa fase envolve toda a metodologia que será usada durante o processo. É a parte em que seleciona os responsáveis por toda a elaboração e planeja todos os passos futuros para alcançar o objetivo, sendo necessário que ocorra um nivelamento de todas as informações.

Então, é criado um plano de projeto ou o escopo do projeto em que consta:

• Descrições de todas as atividades que serão executadas sendo elas divididas em etapas, fases e atividades;
• Um cronograma bem elaborado pensando no prazo de entrega de cada atividade para que não ultrapasse a data limite;
• Todos os riscos, plano de comunicação e custo do processo;
• Planejamento e descrição dos indicadores de progresso que serão usados juntamente com as metas.

Por conseguinte, para que o processo seja bem efetivo, é indispensável que haja uma reunião de alinhamento inicial, na qual será passado o plano de projeto e terá uma maior interação e motivação com a equipe.

 3ª Fase: Execução

Essa fase ocorre quando o projeto realmente começa a rodar dentro da sua empresa, ou seja, quando todas as fases, etapas e atividades descritas no plano de projetos são concluídas.

Sendo assim, durante esse processo é importante aplicar na prática tudo o que foi definido nas etapas anteriores e, para isso, é necessário o monitoramento da equipe por meio de relatórios e reuniões.

Além disso, é nesse ciclo que a palavra resiliência mais se encaixa, visto que podem surgir alguns problemas durante a execução, como desvios na programação e atrasos na entrega.

Consequentemente, será necessário que você adapte todo o processo fazendo algumas mudanças no plano, mas sem se distanciar do seu objetivo, o foco principal do projeto. Dessa forma, é importante ressaltar que se o seu objetivo muda toda a elaboração do seu projeto foi em vão.

Uma dica importante para essa fase é encontrar ferramentas que vão te auxiliar no monitoramento e visualização do processo. Dependendo da complexidade do seu projeto, você pode utilizar ferramentas simples como um quadro físico de anotações ou post-its, ou pode usar aplicativos e/ou site como o Trello, o Execel e o Scrum.

4ª Fase: Encerramento

Após concluir todas as etapas descritas no plano de projeto, chegou a hora de entregar o seu produto final. Nesse momento, faça um checklist de todo o seu projeto para garantir que todo o seu objetivo foi alcançado.

Por fim, organize todo o documento que será entregue ou arquivado e solicite o feedback do seu trabalho, pois é importante que você tenha conhecimento sobre quais pontos precisam ser melhorados para a elaboração de um projeto futuro.

Conclusão

Com essas informações, podemos observar que essas fases gerais apenas servem de base para a elaboração do seu plano de projeto para a iniciar o pensamento de como deve- se estruturar o seu ciclo de vida de um projeto.

Sendo assim, é importante lembrar que o ciclo de vida de um projeto depende do produto em questão, já que cada projeto necessita de etapas específicas para atingir seu objetivo final.

Por exemplo, as etapas do plano de projeto para a construção de uma casa são totalmente diferentes das etapas do plano de projeto para a estruturação do marketing de conteúdo de uma empresa.

Portanto, é possível afirmar que construir as etapas do seu projeto baseado em outro não é o ideal, porém todo projeto precisa dessas 4 fases gerais para ter sucesso no alcance dos objetivos.

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